Job Description
Mit über 1.400 Teammitgliedern in 31 Büros auf drei Kontinenten ist FGS Global eine der weltweit führenden strategischen Kommunikationsberatungen. In Kontinentaleuropa sind wir ein Team von über 300 Mitarbeiter:innen, die sich auf neun Standorte in Deutschland, Amsterdam, Brüssel, Den Haag, Paris und Zürich verteilen. Zu unseren Kunden gehört das Start-up wie der DAX-Konzern, der Private-Equity-Fonds wie der multinationale Konzern, den wir in aller Welt beraten.
Der Erfolg von FGS Global ist eine Teamleistung. Eine wichtige Säule unseres Erfolgs ist die hervorragende Arbeit unserer Kolleg:innen in den Assistenz- und Business Services Bereichen. Wir sind überzeugt: Exzellenz in der Beratung braucht auch erstklassige interne Prozesse und Services. Daher suchen wir für unsere internen Bereiche Persönlichkeiten, die Lösungen finden, wo andere Probleme sehen und Seite an Seite mit unseren Berater:innen unser Unternehmen voranbringen wollen. Egal, in welchem unserer Teams – bei uns hat jede:r die Chance, Verantwortung zu übernehmen, unsere Prozesse mitzugestalten und sich individuell weiterzuentwickeln.
Verstärke zum nächstmöglichen Zeitpunkt unser Team in Berlin als
Executive Assistant (m/w/d)
- Du unterstützt mehrere unserer Senior Berater:innen vorausschauend und proaktiv bei vielen anfallenden organisatorischen und administrativen Aufgaben.
- Du übernimmst die effiziente Terminkoordination der Berater:innen und stimmst Dich dafür mit internen wie externen Ansprechpartnern ab.
- Du bist für das Berliner Beraterteam Hauptansprechpartner:in für das umfangreiche Thema der Projektabrechnung und die Erstellung von Kundenverträgen.
- Du unterstützt das Reisemanagement genauso wie die die Reisekostenabrechnungen der Kolleg:innen.
- In der Administration verschiedener interner Projekte zeigst Du Deine Organisationsfähigkeit.
- Du trägst zu einer kontinuierlichen Verbesserung interner administrativer und organisatorischer Prozesse bei.
- Die Planung und Vorbereitung von Meetings und Veranstaltungen runden Dein Aufgabenspektrum ab.
- Du konntest bereits mind. fünf Jahre Berufserfahrung als Assistenz im internationalen Umfeld sammeln, idealerweise in einem Professional Services Unternehmen (Beratung/Agentur/Kanzlei etc.).
- Du bringst eine abgeschlossene Berufsausbildung mit, idealerweise im kaufmännischen Bereich (z.B. Bürokauffrau/-mann, Fremdsprachenkorrespondent:in, Sekretär:in) oder eine vergleichbare Ausbildung/ein Studium.
- Schriftliche wie mündliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache stellt Dich vor keinerlei Herausforderung.
- Du bist ein Teamplayer mit einer ausgeprägten "hands-on" Mentalität und stellst Dich gerne neuen Herausforderungen.
- Dich zeichnen verantwortungsvolles, sorgfältiges Arbeiten und ein Organisationstalent aus.
- Du bist sicher im Umgang mit dem Microsoft-Office Paket.
- Ein internationales und inspirierendes Arbeitsumfeld
- Einarbeitung und individuelle Betreuung durch eine:n erfahrene:n Assistent:in
- Die Möglichkeit, sich aktiv in unsere Prozesse einzubringen und gemeinsam neue Ideen zu entwickeln.
- Ein engagiertes, kollegiales und wachsendes Team, in welchem gegenseitige Wertschätzung und Teamgeist im Vordergrund stehen.
- Eine Unternehmenskultur, die Exzellenz mit Herzlichkeit verbindet
- Eine Plattform, um sich persönlich und beruflich weiterzuentwickeln
- Die Möglichkeit bis zu zwei Tage pro Woche von zuhause aus zu arbeiten.