Job Description
Assistenz Referat des Ersten Bürgermeisters (m/w/d) Wir suchen Sie für das Vorzimmer des Bürgermeisters für das Referat für Allgemeine Verwaltung, Kultur und Recht der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist unbefristet zu besetzen. Im Referat Verwaltung, Kultur und Recht arbeiten Sie in einem kleinen Team an der Schnittstelle zwischen der Bürgerschaft, dem Gemeinderat mit seinen Fachausschüssen, den Referaten und Fachämtern und unterstützen den Ersten Bürgermeister und den persönlichen Referenten bei der Steuerung des Referats. Ein Job, der Sie begeistert Sie bearbeiten die ein- und ausgehende Post und beantworten bzw. vermitteln interne und externe telefonische Anfragen weiter die Vor- und Nachbearbeitung von gemeinderätlichen Sitzungen gehört ebenfalls zu Ihren Aufgaben Sie überwachen die Bearbeitung der gemeinderätlichen Anträge und Anfragen sowie von Vorlagen Sie vertreten die Erstassistentin bei Urlaub oder Krankheit, hierzu gehört die Terminplanung und Kalenderführung für den Bürgermeister sowie Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen außerdem gehört zu Ihren Aufgaben die Erledigung der Korrespondenz und die Beantwortung von zahlreichen Telefonaten sowie der Empfang von Gästen Sie kümmern sich um die Dienstreiseabwicklung und unterstützen bei Sonderprojekten innerhalb des Referats Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten. Die genaue Abgrenzung des Aufgabenbereichs erfolgt in Absprache mit dem Team des Referats. Ihr Profil, das zu uns passt erfolgreich abgeschlossene anerkannte Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich, z. B. Verwaltungsfachangestellte/-r, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- / Sekretariatsbereich oder im öffentlichen Bereich ist von Vorteil fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit dem PC, dem Internet und den üblichen MS-Office-Anwendungen sicheres und freundliches Auftreten sowie gute Umgangsformen, Organisationsgeschick und gute kommunikative Fähigkeiten Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Strukturiertheit sowie Diskretion und Loyalität Souveränität im Umgang mit Arbeitsspitzen (gutes Zeitmanagement) und Flexibilität hinsichtlich verschiedener Aufgabenstellungen sowie entsprechende Lernbereitschaft Freuen Sie sich auf einen zukunftssicheren Arbeitsplatz eine vielfältige, abwechslungsreiche und interessante Tätigkeit die Arbeit in einem kleinen kollegialen Team an einem modern ausgestatteten Arbeitsplatz in der Stuttgarter Innenstadt mit Gleitzeit Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus Gesundheitsmanagement und Sportangebote ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte - bis zu 150 EUR monatlich attraktive Personalwohnungen im Stadtgebiet Stuttgart Wir bieten Ihnen eine Stelle der Entgeltgruppe 8 TVöD mit Gewährung einer Zulage. Noch Fragen? Für nähere Auskünfte zur Tätigkeit steht Ihnen Markus Rehm unter 0711 216-60634 oder
[email protected] gerne zur Verfügung. Für personalrechtliche Fragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte an Anja Fischer unter 0711 216-81742 oder a
[email protected] . Alle weiteren Informationen zu unseren vielfältigen Karrieremöglichkeiten finden Sie unter www.stuttgart.de/karriere . Bewerbungen richten Sie bitte bis zum 15.12.2024 an unser Online-Bewerbungsportal . Falls eine Online-Bewerbung nicht möglich ist, können Sie uns Ihre Papierbewerbung unter Angabe der Kennzahl BMA/0058/2024 an das Haupt- und Personalamt der Landeshauptstadt Stuttgart, Katharinenstraße 20, 70182 Stuttgart senden. Wir begrüßen Bewerbungen von Schwerbehinderten und Gleichgestellten, diese werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt. Teilzeitarbeit ist bei allen Stellen möglich, sofern in der Ausschreibung nichts anderes angegeben ist. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. www.stuttgart.de/jobs
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