Job Description
Über die Link Market Services GmbH, Teil von MUFG Pension & Market Services
Die Link Market Services GmbH, ist Teil von MUFG Pension & Market Services - ein globales Unternehmen, das Millionen von Menschen mit ihren Vermögenswerten verbindet - sicher, zuverlässig und verantwortungsvoll. Wir bieten ein umfassendes Angebot für Unternehmen innerhalb der globalen Aktienmärkte. Unsere Dienstleistungen verbinden Aktiengesellschaften mit ihren Aktionären und umfassen Aktionärsmanagement und -analyse, Stakeholder-Engagement, Aktien- und Anteilsregistrierung, Mitarbeiteraktienpläne und Verwaltungsdienstleistungen für Unternehmen.
In Deutschland sind wir ein auf die Beratung und Organisation von Corporate Events börsennotierter Gesellschaften spezialisierter Service Provider mit dem Schwerpunkt Haupt-, Gläubiger- und Gesellschafterversammlungen mit Hauptsitz in München.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen
Office Manager (m/w/d) mit Schwerpunkt Geschäftsleitungsunterstützung und HR
(München)
Als Office & Operations Manager (m/w/d) übernehmen Sie eine Schlüsselrolle in unserem Unternehmen, indem Sie unseren Managing Director durch proaktive organisatorische und administrative Aufgaben im Tagesgeschäft entlasten. Gleichzeitig agieren Sie als zentrale Schnittstelle zwischen internen Teams und externen Partnern und tragen durch Ihre Expertise in der Personaladministration und in der Organisation von Abläufen und Projekten maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei.
Organisations- und Verwaltungsmanagement:
- Selbstständige Planung, Organisation und Steuerung des Tagesgeschäfts in Abstimmung mit dem Managing Director zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs.
- Terminmanagement, Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung für den Managing Director.
- Vertrauenswürdige Schnittstelle und Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder sowie Geschäftspartner im Büro.
- Weiterentwicklung und Standardisierung von Abläufen, insbesondere während der Integration neuer Unternehmensstrukturen.
- Planung und Betreuung bereichsübergreifender Projekte mit Reporting an den Managing Director.
- Erstellung von Berichtslisten / Entscheidungsvorlagen zur Unterstützung strategischer Entscheidungen.
- Unterstützung bei der Einführung und Optimierung von Personal- und Organisationsprozessen.
- Interne und externe Kommunikation/Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Organisation von Schulungen, Konferenzen und Teamevents.
- Enge Zusammenarbeit mit den Abteilungen Finance und HR im In- und Ausland
HR-/Personalmanagement:
- Verantwortung der administrativen Personalprozessen wie Ein- und Austritte, Vertragsänderungen und Personalaktenpflege.
- Vorbereitung der monatlichen Gehaltsabrechnung in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern.
- Betreuung von Benefits, Altersvorsorgemodellen sowie Pflege des Zeiterfassungssystems.
- Unterstützung im Recruiting und bei der Koordination von Bewerbungsgesprächen.
- Unterstützung des und Zusammenarbeit mit dem MUFG-HR-Team in England bei verschiedenen HR-Projekten und -Initiativen.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein wirtschaftsorientiertes Studium.
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle, idealerweise mit HR- Anteil
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, Eigeninitiative und eine lösungsorientierte und genau Arbeitsweise.
- Hohe Stressresistenz und ausgeprägte Fähigkeit, auch unter Zeitdruck Prioritäten zu setzen und mehrere Aufgaben effizient zu koordinieren.
- Hohe Integrität, Diskretion und Professionalität im Umgang mit sensiblen Informationen.
- Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse (mind. C1 Niveau) in Wort und Schrift.
- Sicherer Umgang mit MS Office sowie Erfahrung im Umgang mit Zeiterfassungs- oder HR-Systemen von Vorteil.
- Freude am Umgang mit Menschen, Teamfähigkeit und ein souveränes Auftreten.
- Eine leistungsgerechte Vergütung sowie die Möglichkeit der fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung: Die leistungsgerechte Vergütung basiert auf verschiedenen Faktoren wie Erfahrung, Verantwortungsbereich und Marktvergleichen. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, durch Weiterbildung und Schulungen sowohl fachlich als auch persönlich zu wachsen.
- 30 Tage Urlaub + 1 Wellbeing Day + 24.12 und 31.12 frei: Wir bieten ein großzügiges Urlaubspaket, damit sich unsere Mitarbeiter vollständig erholen können und Zeit für das finden, was ihnen neben der Arbeit auch wichtig.
- Flexible Arbeitszeiten und Gleitzeitkonto: Je nach Position und Absprache können unsere Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten entsprechend ihrer persönlichen Bedürfnisse anpassen. Überstunden können für zusätzliche freie Tage angesammelt werden.
- Mobiles/Remote Arbeiten nach Absprache: Unsere Mitarbeiter haben die Möglichkeit, je nach Position und Vereinbarung, teilweise von zu Hause aus oder remote zu arbeiten. Das ermöglicht eine bessere Work-Life-Balance und Flexibilität im Arbeitsalltag.
- Job Ticket: Unsere Mitarbeiter erhalten ein Job Ticket für den öffentlichen Nahverkehr, um ihre täglichen Pendelkosten zu reduzieren und umweltfreundliche Mobilität zu fördern.
- Gympass: Wir unterstützten die Gesundheit und das Wohlbefinden unserer Mitarbeiter. Durch den Gympass haben Mitarbeiter kostenfreien Zugang zu einer breiten Palette von Fitnessstudios, sportlichen Aktivitäten und Wellness-Angeboten.
- Kostenlose Getränke: Im Büro stehen kostenlose Getränke wie Wasser, Kaffee, Tee und Säfte zur Verfügung, um unsere Mitarbeiter während ihres Arbeitstages zu versorgen.
- Ein dynamisches und freundliches Team sowie eine angenehme Arbeitsatmosphäre: Wir legen großen Wert auf ein positives Arbeitsumfeld. Unsere Mitarbeiter werden ermutigt, Ideen auszutauschen, sich gegenseitig zu inspirieren und gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Teamevents, gemeinsame Mittagspausen oder informelle Treffen fördern den Zusammenhalt und das Wohlbefinden im Team.