Job Description
ARTPRESS – Ute Weingarten ist eine seit 20 Jahren inhabergeführte Agentur für strategische Kommunikation, Pressearbeit und Positionierung von Projekten der Bildenden Kunst, Fotografie, Architektur, Tanz und Literatur. Zu unseren Kunden zählen nationale und internationale Museen, Stiftungen, Privatsammlungen, Festivals und Unternehmen. In unserem Team arbeiten zwischen 6 bis 10 feste und freie Mitarbeiterinnen, Praktikantinnen und externe Fachleute.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine:n Office Manager:in (m/w/d)
- Eigenverantwortliche Koordination und Organisation der Büroabläufe, besonders in den Bereichen EDV, Ablage, Bestellwesen, Reisebuchungen und allgemeine Büroadministration
- Ansprechpartner:in für externe Dienstleistungen: IT, Hausverwaltung, Reinigungsfirma, Telefonanbieter etc.
- Unterstützung der Geschäftsleitung und der Projektmanagerinnen im Tagesgeschäft
- Unterstützung im Personalmanagement, Vorbereitung und Flankierung von Vorstellungsgesprächen
- Erfassung, Vorbereitung und Organisation der Unterlagen (Belege, Rechnungen) für die Buchhaltung
- Vorbereitung bei der Erstellung von Reisekostenübersichten und Abrechnungen
- Schnittstelle zur Geschäftsleitung und Buchhaltung
- Allgemeine Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare langjährige Berufserfahrung gerne im Agenturbereich
- Sicherer Umgang mit den gängigen Office Programmen (Microsoft, insbesondere Excel), Lexoffice (wünschenswert), Internetkompetenz
- Strukturierte Arbeitsweise, Organisationstalent, analytisches Denkvermögen sowie Eigenständigkeit, Genauigkeit und Belastbarkeit - auch in turbulenten Zeiten
- Engagement, Kommunikationsstärke und Freude an der Arbeit im Team runden Ihr Profil ab
- Englisch, fließend in Wort und Schrift
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit
- Ein motiviertes, kollegiales Umfeld mit echtem Teamgeist
- Leistungsgerechte Vergütung und ÖPNV-Ticket
- Ein schönes Büro im Prenzlauer Berg in Berlin und wir setzen auf Präsenzarbeit