Job Description
Gestalte Deine Zukunft mit Uns – Werde Wegbereiter in unserer Stiftungsgruppe!
Die Bürgermeister-Reuter-Stiftung ist seit 1953 Wegbereiter für Menschen, die nach Berlin kommen oder in Berlin leben.
Unsere Tätigkeitsfelder sind dabei Unterkünfte für Studierende (Home in Berlin), die Kinder-Jugend- und Familienhilfe, Kindertagesstätten (Soziale Dienste) sowie die Instandhaltung, Betreuung und der Betrieb von geschäftlichen wie privaten Immobilien (Immobilienservice).
Werde jetzt Teil einer dynamischen und wachsenden Stiftungsgruppe, mit derzeit fast 300 Mitarbeitenden und verstärke unser Office Management im Headquarter in der Nähe des Kurfürstendamms zum nächstmöglichen Zeitpunkt als:
Office Manager (m/w/d)
- Zentrale Ansprechperson: Du bist das Gesicht unseres Office Managements und erste Anlaufstelle für unsere Mitarbeitenden. Du sorgst für einen reibungslosen und effizienten Büroalltag.
- Empfang & Betreuung: Als freundlicher Gastgeber empfängst Du Gäste und kümmerst Dich um die eingehende und ausgehende Post.
- Prozessoptimierung: Gemeinsam mit einer Kollegin bist Du dafür verantwortlich, Büroabläufe kontinuierlich zu verbessern und zu optimieren.
- Fuhrparkmanagement: Du übernimmst die Verwaltung unseres Fuhrparks – von der Fahrzeugbeschaffung über Wartung bis hin zur Koordination mit Dienstleistern.
- Flächenmanagement: Du stellst sicher, dass alle Büroflächen optimal genutzt werden, und koordinierst die Pflege und Nutzung unserer Immobilien.
- Einkauf & Vergaberecht: Du unterstützt uns bei Beschaffungsprozessen und beachtest dabei das Vergaberecht. Du führst eigenständig Bestandsaufnahmen durch, holst Angebote ein und prüfst Rechnungen.
- Eventplanung: Du kümmerst Dich um die Planung und Organisation von internen Veranstaltungen – von Meetings und Workshops bis hin zu Team-Events und Feierlichkeiten.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation im Office-Management-Bereich.
- Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management, Einkauf oder einer vergleichbaren Position.
- Kenntnisse im Bereich Fuhrparkmanagement, Flächenmanagement und Vergaberecht
- Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative.
- Du arbeitest selbstständig, strukturiert und hast Freude daran, Abläufe und Prozesse zu verbessern.
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint).
- Freundliches und souveränes Auftreten, auch in herausfordernden Situationen.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Erfahrung im Umgang mit externen Dienstleistern und im Veranstaltungsmanagement ist von Vorteil.
- Das Besitzen eines Führerscheins ist vom Vorteil
- Einen unbefristeten Arbeitsvertrag in Vollzeit mit 30 Tagen Urlaub pro Jahr zudem zustätzliche freie Tage am 24.12. sowie 31.12.
- Wahlmöglichkeiten zwischen einem Arbeitgeberzuschuss zum ÖPNV oder zur Pluxee Benefits Card
- Betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und Jahressonderzahlungen
- Ein Modernes Arbeitsumfeld: Unser Büro am Ku'damm bietet dir eine inspirierende Arbeitsumgebung, die Innovation und Kreativität fördert
- Regelmäßige Teamevents, ein Sommerfest, eine Weihnachtsfeier sowie die Teilnahme an sportlichen Firmenevents
- Betriebliches Gesundheitsmanagement mit Vorsorgeuntersuchungen und Präventionskursen
- Die Möglichkeit eines Betriebskitaplatzes sowie vergünstigte Anmietung eines Apartments in einem unserer Studentenwohnheime
- Persönliche und berufliche Weiterentwicklung durch vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten