Job Description
Der VDSI – Verband für Sicherheit, Gesundheit und Umweltschutz bei der Arbeit e.V. ist mit über 5.600 Mitgliedern der größte Fachverband für Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutzexperten/-innen in Deutschland und Europa. Gemäß dem Motto „Wir machen Arbeit sicher und gesund“ setzt sich der VDSI in Wirtschaft und Politik für sichere und gesunde Arbeitsplätze ein. Der VDSI vertritt die Interessen seiner Mitglieder und versteht sich als Netzwerk für einen effektiven Erfahrungsaustausch.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n engagierte/n und ambitionierte/n
Mitarbeiter/in Finanzbuchhaltung und Mitgliederverwaltung (w/m/d)
in Vollzeit (40h/Woche) für unsere Geschäftsstelle in Berlin-Mitte.
Ziel der Stelle
In dieser Position tragen Sie maßgeblich zu einer effizienten Finanzbuchhaltung und einer reibungslosen Mitgliederverwaltung bei, die den VDSI als führendes Netzwerk im Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz weiter stärkt.
Finanzbuchhaltung
- Verantwortung für die Debitoren-, Kreditoren-, Banken- und Hauptbuchhaltung für den VDSI, die GQA mbH und die Fachvereinigung Arbeitsschutz e.V. (FASI)
- Planung, Überwachung und Kontrolle des Verbandsbudgets
- Fachliche und administrative Überprüfung der Buchhaltung
- Rechnungsprüfung nach rechtlichen Vorgaben
- Kontenabstimmung und -klärung
- Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldungen
- Vorbereitung von Bilanzen und Jahresabschlüssen in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
- Berichtswesen und Jahreshaushalte in Abstimmung mit der Geschäftsführung
- Abrechnung von Reisekosten
- Koordination und Auswertung von Statistiken
Mitgliederverwaltung
- Verwaltung und Steuerung der Mitgliedsbeiträge (Rechnungsstellung, Mahnwesen)
- Pflege der Mitgliedsdatenbank und Erstellung von Spendenbescheinigungen
- Ansprechpartner/in für Mitglieder bei Beitragsfragen und organisatorischen Anliegen
- Unterstützung bei Mitgliedsveranstaltungen sowie bei der Gewinnung und Bindung von Mitgliedern
Erweiterte Aufgaben
- Zuarbeit für das Steuerbüro, insbesondere bei Lohnabrechnungen
- Unterstützung bei Controlling-Berichten und Budgetplanung
- Allgemeine Verwaltungsaufgaben (Vertragsmanagement, Ablage, Archivierung)
- Kommunikation mit externen Partnern (z. B. Steuerberater, Notare, Auftragnehmer, Mitgliedsunternehmen)
- Implementierung und Optimierung neuer Finanz- und Mitgliederverwaltungssoftware
Prozessmanagement GQA
- Angebotserstellung und Bearbeitung für Prüfverfahren
- Versand von Informationsmaterialien und Formblättern zur Vorprüfung
- Nachverfolgung und Koordination von Vorprüfungsformularen
- Rechnungsstellung und Dokumentation im Rahmen des Prüfverfahrens
- Kommunikation und Terminabstimmung mit Auditoren
- Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkt Buchhaltung oder Verwaltung, alternativ ein entsprechendes Studium.
- Sie bringen mehrjährige Erfahrung im Finanzwesen oder in der Mitgliederverwaltung mit.
- Buchhalterische und administrative Abläufe sind Ihnen bestens vertraut.
- Sie beherrschen den sicheren Umgang mit Buchhaltungssoftware (z. B. Lexware financial office) und arbeiten souverän mit MS Office, insbesondere Excel und Word.
- Eine Zusatzqualifikation zum Finanz- oder Bilanzbuchhalter ist ein Plus, aber kein Muss.
- Ihre Arbeitsweise ist geprägt durch Selbstständigkeit, Struktur und Sorgfalt.
- Sie überzeugen durch Kommunikationsstärke, Teamfähigkeit und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein.
- Zahlenaffinität und Organisationstalent gehören zu Ihren Stärken.
- Ihre Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind sehr gut.
- Diskretion, Flexibilität und Eigeninitiative sind für Sie selbstverständlich.
- Erfahrung im Verbandswesen wäre wünschenswert, ist aber keine Voraussetzung.
- Eine Anstellung mit der klaren Perspektive auf Entfristung – abhängig von Ihrer Eignung und Leistung
- Attraktive, leistungsgerechte Vergütung
- Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
- Flexible Arbeitszeitgestaltung für eine optimale Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- 30 Tage Jahresurlaub sowie bezahlte Freistellung an Heiligabend und Silvester
- Deutschland-Ticket zur privaten und beruflichen Nutzung
- Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Eine sympathische Branche mit hohem Identifikationspotenzial
- Ergonomische und moderne Arbeitsplätze
- Hervorragende Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr