Job Description
Die Fraunhofer-Gesellschaft betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungseinrichtungen und ist eine der führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. Rund 32 000 Mitarbeitende erarbeiten das jährliche Forschungsvolumen von 3,4 Milliarden Euro.
Das Fraunhofer-Institut für Algorithmen und Wissenschaftliches Rechnen SCAI erforscht und entwickelt mit seinen rund 180 Mitarbeitenden innovative Methoden im Bereich Computational Science und setzt sie als Partner der Wirtschaft in die industrielle Praxis um. Fraunhofer SCAI hat seinen Hauptsitz in Sankt Augustin Birlinghoven und einen zweiten Standort an der Universität Bonn am Campus Poppelsdorf (Außenstelle).
Sie interessieren sich für eine abwechslungsreiche Tätigkeit und haben Lust auf neue Herausforderungen? Wir suchen zwei Assistenzen für mehrere wissenschaftliche Fachabteilungen sowie zur Unterstützung der Institutsleitung. Als zentrale Anlaufstelle der Teams erwarten Sie vielfältige administrative und organisatorische Aufgaben. Eine der gesuchten Assistenzen übernimmt an ca. 2 Tagen pro Woche die Betreuung unserer Außenstelle vor Ort.
Sie sind eine kommunikative und serviceorientierte Persönlichkeit, die den Überblick behält, Freude daran hat, als Kommunikationsschnittstelle zwischen Abteilungen und Organisationen zu agieren und punkten durch Souveränität und Organisationsgeschick. Dann möchten wir Sie gerne kennenlernen!
- Eigenverantwortliche und selbstständige Organisation des Sekretariats
- Administrative und organisatorische Assistenz der Institutsleitung bzw. der Abteilungsleitung
- Planung und Organisation von Dienstreisen, Meetings, Workshops und Veranstaltungen
- Erarbeitung und Weiterentwicklung von abteilungsinternen Arbeits- und Organisationsprozessen
- Schnittstelle zwischen Institutsleitung, Abteilungsleitung, Projektleitung, externen und internen Ansprechpersonen sowie Service-Abteilungen
- Unterstützung bei projektbezogenen und sonstigen Anträgen
- Vorbereitung und Begleitung von Personalangelegenheiten (vom Recruiting über die Einstellung und das Onboarding bis zum Austritt)
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bereits über Berufserfahrung in einem vergleichbaren Aufgabenfeld.
- Dazu besitzen Sie die Fähigkeit, selbstständig Texte in deutscher und englischer Sprache zu formulieren und sind kommunikationssicher in beiden Sprachen
- Sie sind bereit sich in neue Themenkomplexe einzuarbeiten
- Außerdem zeichnen Sie sich durch eine hohe Dienstleistungsorientierung, Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit aus
- Mit den gängigen MS Office-Anwendungen gehen Sie routiniert um und haben Erfahrung in der Nutzung gängiger virtueller Meeting-Tools (z.B. MS-Teams)
- Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie ein freundliches und souveränes Auftreten runden Ihr Profil ab
Wir freuen uns, wenn Sie bereits in öffentlichen Verwaltungen, Institutionen oder im universitären Umfeld tätig waren.
- Raum für eigenverantwortliches und kreatives Mitgestalten
- Eine offene, freundliche und kooperative Arbeitsatmosphäre in einem international geprägten Arbeitsumfeld
- Entwicklungsmöglichkeiten durch Weiterbildungsangebote (Soft-Skill-Trainings, fachliche Fortbildungen etc.)
- Flexible Arbeitszeit-Modelle und Gleitzeit; Homeoffice bzw. mobiles Arbeiten ist zeitweise möglich
- Ein moderner, exzellent ausgestatteter Arbeitsplatz
- Eine angenehme Arbeitsumgebung sowohl auf dem Fraunhofer Campus in Sankt Augustin Birlinghoven als auch auf dem Campus Poppelsdorf der Universität Bonn
- Unterstützungsangebote zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf – wir wissen, dass manchmal die Familie Vorrang hat und leben eine familienfreundliche Kultur
- Zusätzliche Benefits: 30 Tage Jahresurlaub, betriebliche Altersvorsorge, attraktive Sport- und Gesundheitsangebote sowie Zugang zu einem vergünstigten Deutschland-Jobticket