Job Description
Wir, die face to face Gruppe, sind eine richtig gesunde Agentur. Denn wir sind in einer der agilsten Branchen überhaupt unterwegs – in der großen weiten Healthcare-Welt. Das können wir. Da sind wir mit unseren Teams immer am richtigen Ort – an unserem zentralen Standort in Köln oder direkt bei unseren Kunden. In 25 Jahren haben wir alle bedeutenden Awards gewonnen und gewinnen in gesunder Kontinuität neue Kunden.Wissen zu generieren und zu vermitteln, ist unser Kerngeschäft. Denn wir stehen für die Beherrschung komplexer medizinischer Themen und genaue Kenntnis der Zielgruppen. Mit fesselnd und unterhaltsam inszenierten Inhalten holen wir Ärzte und medizinisches Personal da ab, wo sie sind. Auf allen Kanälen. Auf Augenhöhe. Analog, hybrid oder digital – egal. In jedem Fall: face to face. Dazu entwickeln wir kreative, didaktisch wirksame Methoden. Kurz: Wir schaffen Wissenserlebnisse.
Sie wollen die Welt ein Stück gesünder machen? Sie sind ein Organisations- und Kommunikationstalent, auf das wir uns in jeder Hinsicht verlassen können? Dann kommen Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt in unser Team bei der face to face GmbH als
Office Manager / Teamassistenz m/w/d
Köln | Teilzeit (20–25 Std./Woche) | unbefristet
Mit Ihrem Blick für Details entgeht Ihnen so schnell nichts. Ein Talent, mit dem Sie unser Team perfekt ergänzen und – viel wichtiger – Ihren Kolleginnen und Kollegen damit so ganz nebenbei Raum und Zeit verschaffen, sich voll und ganz auf ihren Job zu konzentrieren.
Von der Büroorganisation über die Postbearbeitung bis zur Bedienung der Telefonzentrale: Als gute Seele des Büros stellen Sie sicher, dass alles glattläuft und unser Büro ein schöner Ort zum Arbeiten ist, an dem es an nichts fehlt. Sie unterstützen unser Team in Projekten, planen Termine und nehmen unsere Gäste in Empfang. Darüber hinaus tätigen Sie Bestellungen (z. B. von IT-Zubehör und Büromaterial), beauftragen Dienstleister, holen Angebote ein und vergleichen diese. Technisch versiert sind Sie auch: Sie verwalten die IT-Hardware und unterstützen Kolleginnen und Kollegen bei kleineren IT-Problemen. Um unser Team in die weite Welt hinausschicken zu können, planen Sie Reisen und kümmern sich um die Reisekostenabrechnungen. Damit alles gut dokumentiert ist, erfassen Sie Eingangsrechnungen in den Buchhaltungssystemen. Und das alles ganz im Sinne dessen, wofür wir stehen: für gesündere Menschen, für effizientere Therapien, für informiertere Ärzte, für eine bessere Welt.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement, Veranstaltungskaufmann (m/w/d) oder Rechtsanwalts-/Notarfachangestellter (m/w/d), und relevante Berufserfahrung
- Sehr gutes IT-Verständnis (Hard- und Software)
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel
- Ausgezeichnete Organisationsfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Dienstleistungsverständnis sowie eine hohe Zahlenaffinität
- Selbstständige, gewissenhafte Arbeitsweise und Durchsetzungs- und Kooperationsfähigkeit
- Hervorragendes Deutsch und gutes Englisch in Wort und Schrift
Wissen schaffen für eine gesündere Welt. Das geht nur unter optimalen Voraussetzungen, für die wir uns gezielt einsetzen. Als am Markt fest etabliertes Unternehmen engagieren wir uns nicht nur für Nachhaltigkeit und Umwelt. Wir kümmern uns auch besonders um das Wohl der Menschen, die bei uns arbeiten. Dazu zählen die vielen Kleinigkeiten, die den Arbeitsalltag einfach angenehmer machen, wie eine tolle Atmosphäre, großartige Büros mit moderner Ausstattung, ein schöner Aufenthaltsraum oder köstlicher Kaffee. Und noch viele weitere konkrete Vorteile für Sie:
- Kurze Entscheidungswege und viele Freiheiten bei der Erfüllung Ihrer Aufgaben
- Viele Angebote zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung: individuelles Coaching, Schulungen durch interne und externe Trainer, regelmäßige Feedbackgespräche
- Betriebliche Altersvorsorge, Vermögenswirksame Leistungen (VL) und ggf. Berufsunfähigkeitsversicherung
- Vergütete Überstunden
- 30 Tage Urlaub plus Sonderurlaubstage
- Ein freundliches und motiviertes Team, gemeinsame Aktivitäten, Firmenfeiern und Teamevents
- Feste Arbeitszeiten für eine gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf
- Auswahl an verschiedenen Benefits wie Urban Sports Club, Deutschlandticket und diverse Gesundheitsangebote