Job Description
Arbeitgeber: Universitätsklinikum Bonn
Einsatzort: 53111 Bonn
Im UKB werden pro Jahr etwa 500.000 Patient*innen betreut, es sind ca. 9.000 Mitarbeiter*innen beschäftigt und die Bilanzsumme beträgt 1,6 Mrd. Euro. Neben den über 3.300 Medizin- und Zahnmedizin-Studierenden werden pro Jahr weitere 585 Personen in zahlreichen Gesundheitsberufen ausgebildet. Das UKB steht im Wissenschafts-Ranking sowie in der Focus-Klinikliste auf Platz 1 unter den Universitätsklinika (UK) in NRW und weist den dritthöchsten Case Mix Index (Fallschweregrad) in Deutschland auf.
Am Institut für Molekulare Medizin und Experimentelle Immunologie (IMMEI) der Medizinischen Fakultät der Rheinischen Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Teilzeit (50 % ~ 19,25 Std./Woche) zu besetzen:
Verwaltungsmitarbeiter*in im Sekretariat (m/w/d)
Die Stelle ist zunächst auf 1 Jahr befristet mit Option auf Verlängerung.
In unserem Forschungsinstitut arbeiten ca. 60 Mitarbeiter*innen und Studierende. Wir untersuchen grundlagenwissenschaftliche Fragestellungen im Themenkreis der Infektionen/immunvermittelter Erkrankungen.
- Telefonbetreuung, Ablage, Aktenverwaltung und Datenbankpflege
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Empfang und Betreuung von Mitarbeiter*innen und Gästen, Postbearbeitung, Terminorganisation, Botengänge, Organisation und Verwaltung von Büromaterial, Planung und Abrechnung von Dienstreisen und Veranstaltungen
- Betreuung personalbezogener Bereiche (Einstellungen, Weiterbeschäftigungen, Umfinanzierungen u.ä.) und die damit zugehörige Kommunikation mit den relevanten Verwaltungsbereichen des Universitätsklinikums
- Facilitymanagement: Erstellung von Reparaturaufträgen und Dokumentation, praktische Umsetzung behördlicher Anforderungen, Organisation der Zugangsberechtigungen
- Eigenständige Koordination von Lehrveranstaltungen
- Marketingaktivitäten, u.a. Pflege der Institutshomepage
- Unterstützung bei der Verwaltung und Bewirtschaftung der Finanzmittel des Instituts (u.a. Drittmittel): Kontenverwaltung, Angebotseinholung, Rechnungsbearbeitung
- Assistenz bei der Programmkoordination des internationalen Graduiertenkollegs mit der University of Melbourne (Koordinierung der Verteidigung der Promotion, Koordinierung der Einschreibebedingungen, Organisation der Auslandsaufenthalte der Promovierenden, Abrechnung der Dienstreisen)
- Unterstützung bei der Planung von internen und externen Veranstaltung, Recherchearbeiten
- Abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen, verwaltungstechnischen oder medizinischen Bereich
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Gute Kenntnisse im Umgang mit gängigen Computeranwendungen
- Optional sind erste Berufserfahrungen im wissenschaftlichen Arbeitsumfeld
- Aufgeschlossen, interessiert, lösungsorientiert, rasche Auffassungsgabe
- Flexibel, teamfähig, serviceorientiert