Job Description
Als universitäres Klinikum der Maximalversorgung mit einer Kapazität von rund 1.300 Betten betreuen wir mit über 8.000 Beschäftigten in 30 Kliniken, 27 Instituten und Fachzentren jährlich 225.000 Patienten. Unser Haus bietet medizinische Versorgung, modernste Diagnostik und umfassende Therapie mit höchstem internationalem Standard. Hinzu kommt ein umfangreiches Leistungsspektrum in Forschung und Lehre auf international konkurrenzfähigem Niveau.
Zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Familie bietet das Universitätsklinikum für die Kinder der Beschäftigten eine Betriebskindertagesstätte an. Unser MitarbeiterServiceBüro unterstützt Sie bei der Suche nach weiteren Betreuungsplätzen für Kinder, berät zur Pflege von Angehörigen und ermittelt auf Wunsch interne und externe Dienstleistungen. In den Ferien bieten wir für die schulpflichtigen Kinder ein abwechslungsreiches Programm. Weiter bietet das Universitätsklinikum Essen seinen Beschäftigten gute Weiterbildungsmöglichkeiten, preiswerte Parkmöglichkeiten in den Parkhäusern, vergünstigte Mahlzeiten in der Kantine und ein jährlich stattfindendes Betriebsfest.
Sekretär/in (m/w/d)
(EG 6 TV-L)
Einsatzbereich: Klinik für Anästhesiologie und Intensivmedizin
Stellen ID: 11626
Eintritt: Nächstmöglicher Zeitpunkt
Umfang: Vollzeit; 38,5 Std.
Vertragsart: Unbefristet
- Sie übernehmen eine zentrale und abwechslungsreiche Rolle im Sekretariat der Klinik für Anästhesiologie und Intensivmedizin
- Übernahme von klassischen Büro- und Organisationstätigkeiten in der Klinik (wie z.B. Dokumente ablegen, Bestellungen / Rechnungen bearbeiten, Lagerbestände überwachen, Bearbeitung von Urlaubs- und Krankmeldungen, Bewerbungsmanagement, usw.)
- Zentrale Schnittstelle für den internen Informationsfluss mit regem Kontakt zu den Mitarbeiter/innen der eigenen Klinik
- Zentrale Schnittstelle für den externen Informationsfluss mit intensiver Korrespondenz mit den anderen Kliniken der Universitätsmedizin Essen, den zuweisenden Häusern aus der Metropolregion Ruhr, verschiedenen Industriepartnern der Klinik sowie Anlaufstelle für Patienten und Patientinnen
- Führung des Front-Office, Abwicklung des Telefon- und E-Mail-Verkehrs sowie Verwaltung von Terminen
- Mitwirkung bei Projektarbeiten und Veranstaltungsorganisation
- Vorbereitende Tätigkeiten für die privatärztliche Abrechnung
- Pflege von Programmen zur Erfassung der Arbeitszeit
- Planung und Organisation von Dienstreisen der Klinikleitung
- Erstellung und Aufbereitung von themenbezogenen Listen, Analysen sowie Präsentationen
- Mitarbeit bei der Digitalisierung der Klinik
- Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann im Gesundheitswesen, Kauffrau/-mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/r oder eine vergleichbare Ausbildung
- Berufserfahrung im Krankenhausbereich ist wünschenswert, jedoch keine Voraussetzung
- Einen sicheren Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen setzen wir voraus, Erfahrungen im Umgang mit medizinischen Dokumentationssystemen sind wünschenswert
- Für die Position ist ein hohes Maß an gewissenhafter und eigenverantwortlicher Arbeitsweise sowie Zuverlässigkeit Voraussetzung
- Gute Deutschkenntnisse in Wort in Schrift sind erforderlich, sichere Englischkenntnisse sind wünschenswert
- Team- und Integrationsfähigkeit sowie ein freundliches und serviceorientiertes Auftreten
- Bereitschaft zur Kooperation mit unterschiedlichen Berufsgruppen in der Klinik
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem medizinisch-universitären Umfeld
- Einen sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst des Landes NRW
- Faire Bezahlung nach Tarif (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung und betrieblicher Zusatzversorgung
- 30 Tage Urlaub im Kalenderjahr (bei einer 5-Tage-Woche)
- Interdisziplinäres Arbeiten mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Fachbereichen
- Arbeiten mit moderner Ausstattung und zertifizierten Qualitätsstandards
- Familienfreundliche Unternehmenskultur, z. B. Betriebskindertagesstätte, Ferienprogramm für schulpflichtige Kinder, Beratung und Unterstützung durch das MitarbeiterServiceBüro in allen Lebenslagen
- Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, bspw. in der Bildungsakademie des UK Essen
- Gesundheitsmanagement, z. B. Betriebliches Eingliederungsmanagement, Impfungen, Förderung von Sportangeboten
- Attraktive Zusatzleistungen, bspw. vergünstigtes Kantinenessen, Gemeinschaftsevents, Wohnheimplätze
Rahmenbedingungen
- Das UK Essen strebt eine Erhöhung des Frauenanteils in Bereichen an, in denen Frauen unterrepräsentiert sind. Sie werden zur Bewerbung aufgefordert und im Sinne des LGGs bei gleicher Qualifikation vorrangig berücksichtigt.
- Schwerbehinderte Bewerberinnen / Bewerber und Gleichgestellte i.S. des § 2 Abs. 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
- Die ausgeschriebene Stelle ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet.
- Die Eingruppierung richtet sich nach den persönlichen und tariflichen Voraussetzungen.
- Im Falle einer schriftlichen Bewerbung reichen Sie Ihre Unterlagen nur als unbeglaubigte Kopien ein und verwenden Sie keine Mappen, da keine Rückgabe erfolgt. Eine Vernichtung entlang der datenschutzrechtlichen Bestimmungen wird zugesichert.
- Eine Bescheinigung gemäß §23a Infektionsschutzgesetz (IfSG) über den Impf- und Serostatus bzgl. Masern ist erforderlich.