Job Description
Das GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung in Darmstadt betreibt eine der führenden Teilchenbeschleunigeranlagen für die Wissenschaft. In den nächsten Jahren wird in internationaler Zusammenarbeit die neue Anlage FAIR (Facility for Antiproton and Ion Research) gebaut, eines der größten Forschungsvorhaben weltweit. GSI und FAIR bieten die Gelegenheit, in diesem internationalen Umfeld mit einem Team von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zusammenzuarbeiten, das sich täglich dafür einsetzt, Wissenschaft auf Weltniveau zu betreiben.
Für den Fachbereich Facility Management (FAM) / Abteilung Campusentwicklung (CAM) und Bauprojektmanagement (BAU) suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n
Teamassistenz (d/m/w) in Teilzeit 75 %
Kennziffer: 24.173-2010
zur Unterstützung und Optimierung der Arbeitsabläufe in den Abteilungen.
- Sie Unterstützung die Abteilungen bei allgemeinen Verwaltungsaufgaben
- Sie digitalisieren die Prozesse, optimieren und gestalten die Schnittstellen zu den anderen Fachabteilungen der GSI
- Sie erstellen und pflegen Listen, Formulare und Vorlagen und werten diese zielorientiert aus.
- Sie dokumentieren Prozesse und Aufgaben und stellen Sie als Standard auf der internen "Wissensplattform" allen Nutzern zur Verfügung
- Sie organisieren und betreuen kleine bis mittlere Veranstaltungen, Workshops und Seminaren der Abteilungen und sichern damit deren Durchführung
- Sie organisieren und managen Dienstreisen und unterstützen bei der Abrechnung
- Sie übernehmen eigenverantwortlich die klassische Sekretariatsaufgaben (Terminplanung, Materialbeschaffung und -Verwaltung, Controlling von Sachmittel)
- Sie unterstützen bei der Schlüsselausgabe
- Ausbildung zum*r Bürokaufmann*frau oder vergleichbare Ausbildung oder Quereinsteiger*in aus dem Bereich Planung, Bau- und Betrieb von Immobilien
- Berufserfahrung als Assistenz und/oder Teamassistenz
- Berufserfahrung im Umfeld der Planung, Bau- und Betriebs von Immobilien von Vorteil
- Hohes Maß an Selbstständigkeit und Zuverlässigkeit, sowie die Fähigkeit analytisch und vernetzt zu denken
- Fähigkeit komplexe Vorgänge zu strukturieren und in geeigneter Form darzustellen und zu verschriftlichen
- Vertiefte Kenntnisse in Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) sowie die Fähigkeit zur selbständigen Einarbeitung in weitere Softwarelösungen
- Sehr gute Deutsch und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer international angesehenen Forschungseinrichtung, ein dynamisches Arbeitsumfeld mit Verantwortung sowie Gestaltungsspielraum. Sie haben die Möglichkeit sich intern zu vernetzen und beständig weiter zu bilden. Flexible Arbeitszeiten, Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf und mobiles Arbeiten sind möglich.
Die Stelle ist unbefristet. Das Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag TVöD (Bund).
GSI fördert die berufliche Entwicklung von Frauen und begrüßt es, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.
Schwerbehinderte erhalten bei gleicher Qualifikation den Vorzug.
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