Job Description
Die Charité – Universitätsmedizin Berlin ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Universitätsklinika Europas mit bedeutender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als modernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor.
Chefsekretärin / Chefsekretär / Officemanagerin / Officemanager / Klinikleitungsassistenz (d/w/m)
Hals-, Nasen-, Ohrenheilkunde
Campus Benjamin Franklin, Steglitz
Kennziffer: 3951 | Arbeitszeit: Vollzeit (38,5 Std./Wo.) | Dauer der Angestellung: Unbefristet | Bewerbungsfrist: 31.12.2024
Arbeiten an der Charité
Die Klinik für Hals-, Nasen-, Ohrenheilkunde am Campus Benjamin Franklin der Charité ist Teil des größten Maximalversorgers im Südwesten Berlins. Sie stehen in enger Zusammenarbeit mit dem engagierten und dynamischen Klinikdirektor, den Ärztinnen & Ärzten, Wissenschaftlerinnen / Wissenschaftlern, Pflegepersonal und medizinisch-technische Assistenzen.
Sie unterstützen bei allen organisatorischen Angelegenheiten, sorgen für reibungslose Abläufe und Prozessoptimierung. Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle und selbstständige Tätigkeit in einem jungen, freundlichen und kollegialen Team. Eine leistungsabhängige Zusatzvergütung ist möglich.
- Sie arbeiten dem Klinikdirektor und den Mitgliedern der Klinikleitung in allen Belangen der Krankenversorgung, Lehre und Forschung direkt zu und sind deren "rechte Hand".
- Sie übernehmen vielfältige Aufgaben in der Klinikorganisation und halten "die Fäden zusammen" (alle administrativen Belange, Terminkoordination, Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen, Kongressorganisation und -abrechnung, Drittmittelmanagement, Bestellvorgänge).
- Sie unterstützen im Personalwesen, PEP-Verwaltung, Bewerberkoordination, Unterstützung von Öffentlichkeitsarbeit, Erstellung von Präsentationen, Terminkoordination in der Patientenversorgung und Betreuung von Privat- und ausländischen Patienten.
- Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann im Gesundheitswesen, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation oder einen vergleichbaren Abschluss, gerne Quereinsteiger.
- Sie sind ein absolutes Organisationstalent und behalten immer den Überblick.
- Sie verfügen über perfekte Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift und schreiben zügig fehlerfreie Texte nach Diktat, aber auch selbstständig.
- Sie beherrschen MS Office (Excel, Word, Powerpoint etc.) sowie SAP.
- Sie beherrschen im Idealfall die medizinische Nomenklatur.
- Sie verfügen über eine einschlägige Berufserfahrung, wünschenswert im Klinik- bzw. Chefsekretariat oder vergleichbaren Bereichen.
- Sie arbeiten selbstständig und koordiniert, verfügen über eine rasche Auffassungsgabe und Lernbereitschaft.
- Sie sind belastbar und treten jederzeit allen Anspruchsgruppen gegenüber freundlich, höflich und zugewandt auf, auch wenn es einmal turbulenter wird.
- Sie verstehen sich als Dienstleister.
- Diskretion und Loyalität sind für Sie eine Selbstverständlichkeit.
- Eine hochprofessionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
- Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
- Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
- Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
- Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
- Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
- Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007
Informationen zur Stelle
- Entgeltgruppe E7 gemäß TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Jahressonderzahlung angegeben.
- Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard.