Sekretär (m/w/d) des Dekanats der Fakultät für Architektur und Bauwesen (AB)

Job Description

Die Hochschule Karlsruhe (die HKA) ist eine der größten und forschungsstärksten Hochschulen für angewandte Wissenschaften in Baden-Württemberg. Ihre Leidenschaft für exzellente Lehre und innovative Forschung macht sie aus und spiegelt sich in sehr guten Rankingergebnissen wider. Sie arbeitet eng mit der regionalen und überregionalen Wirtschaft zusammen. Sie steht für Vielfalt, Innovation, Nachhaltigkeit, internationale Ausrichtung, und das Miteinander – im Mittelpunkt ihrer Entwicklung stehen daher Studierende und Beschäftigte.

An der Fakultät für Architektur und Bauwesen ist zur Verstärkung unseres Teams zum 01.03.2025 folgende Stelle zu besetzen:

Sekretär (m/w/d) des Dekanats der Fakultät für Architektur und Bauwesen (AB)

Kennzahl 5770
50 % Teilzeit

Sie unterstützen schwerpunktmäßig den Dekan und die Geschäftsführung bei der Leitung und Organisation der Fakultät für Architektur und Bauwesen.

Durch die selbstständige Organisation und Koordination der Abläufe in Ihrem Aufgabenbereich sorgen Sie für einen reibungslosen Tagesablauf.


  • Unterstützung des Dekans und der Geschäftsführerin durch die Übernahme vielfältiger Koordinations-, Kommunikations-, Projektunterstützungs- und Organisationsaufgaben zur erfolgreichen Führung der Fakultät AB (u. a. Einladung und Protokollieren der Sitzungen; Einholung und Weitergabe von Informationen)
  • Dokumenten- und Finanzmanagement (inkl. Berichte und Auswertungen) der Fakultät
  • Erfassung und Überwachung von Terminen und Berichten
  • Ansprechpartner:in für Mitglieder der Fakultät zu organisatorischen Fragen wie z. B. Arbeitsabläufe, Formulare etc.
  • Allgemeine Büroorganisation, analoge und digitale Korrespondenz
  • Vorbereitung und Erstellung der Verträge für studentische Hilfskräfte, Zusammenarbeit mit der Personalabteilung

  • Abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung im kaufmännischen oder im Verwaltungsbereich als Projektassistenz oder eine für die Position vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Erfahrung im Office Management
  • Organisationstalent, serviceorientiert, engagiert und loyal
  • Hohe Kommunikationskompetenz - wir stellen uns eine Person vor, die per Mail, Telefon und im persönlichem Kontakt gleichermaßen eloquent, freundlich und verbindlich agiert, auch mit Studierenden
  • Sehr gute Kenntnisse in branchenüblichen EDV-Lösungen, insbesondere Microsoft Office-Produkte
  • Sehr gute Deutsch- und Rechtschreibkenntnisse, gute Englischkenntnisse von Vorteil
  • Fähigkeit und Freude sowohl selbstständig als auch teamorientiert zu arbeiten
  • Interesse, eigene Ideen und Erfahrungen einzubringen
  • Bereitschaft, sich in neue Aufgaben und bestehende Buchhaltungssysteme einzuarbeiten

  • Herausfordernde und abwechslungsreiche Aufgaben in einem anspruchsvollen Umfeld
  • Vereinbarkeit von Familie und Beruf
  • Zusatzrente nach VBL
  • Zuschuss zum JobTicket BW / Deutschland-Ticket
  • JobBike BW
  • Gleitende Arbeitszeit und ein attraktives Arbeitsumfeld
  • Möglichkeiten für Zertifizierungen und Weiterbildungen
  • Leistungsgerechte Eingruppierung

Die Beschäftigung ist unbefristet.
Die Eingruppierung erfolgt je nach Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 6 TV-L1.

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