Job Description

Die TU Berlin versteht sich als international renommierte Universität in der deutschen Hauptstadt, im Zentrum Europas. Eine scharfe Profilbildung, herausragende Leistungen in Forschung und Lehre, die Qualifikation von sehr guten Absolventinnen und Absolventen und eine moderne Verwaltung stehen im Mittelpunkt ihres Agierens. Ihr Streben nach Wissensvermehrung und technologischem Fortschritt orientiert sich an den Prinzipien von Exzellenz und Qualität.

Über uns: „Wir haben Ideen für die Zukunft. Zum Nutzen der Gesellschaft“: Die TU Berlin ist eine traditionsreiche Hochschule mit einem zentralen Campus im Herzen der Berliner City. Gemeinsam mit FU, HU und der Charité trägt sie das Prädikat „Exzellenzuniversität“. Sie ist als familien­freundliche Hochschule zertifiziert. In über 100 Gebäuden wird an der TU Berlin gelehrt und geforscht.

Für die Zentrale Universitätsverwaltung – Abteilung IV (Gebäude- und Dienstemanagement) suchen wir Sie als

Sekretär*in (d/m/w) im Abteilungsleiterbüro – Entgeltgruppe 6 TV-L Berliner Hochschulen – Beschäftigte*r in der Verwaltung (d/m/w)

Teilzeitbeschäftigung ist ggf. möglich.

Die Eingruppierung erfolgt in der angegebenen Entgeltgruppe, wenn alle persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen vorliegen.

Abteilung IV – Gebäude- und Dienstemanagement / Abteilungsleitung
Kennziffer: ZUV-629/24 (besetzbar ab 01.01.2025 / unbefristet / Bewerbungsfristende 13.12.2024)

• Büroorganisation der Abteilungsleitung und den zugeordneten Stabsstellen
• Posteingangs- und Ausgangsbearbeitung
• Termin- und Wiedervorlagenmanagement, organisatorische Vorbereitung von Besprechungs­terminen
• Anfrage- und Beschwerdemanagement, geschäftliche Korrespondenz der Abteilungsleitung sowie Registratur im Abteilungsleiterbüro
• Bearbeitung von Personalthemen
• Kostenabrechnung und Bestellungen

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder Kauffrau*mann für Büromanagement, z. B. mit der Qualifikation Assistenz und Sekretariat
• Erfahrungen mit umfangreichen Schreibarbeiten werden vorausgesetzt
• unabdingbar sind sehr gute Deutschkenntnisse entsprechend des Europäischen Referenzrahmens mindestens Niveau C 1

Wünschenswert:

• Gute bis sehr gute Kenntnisse in der Verwaltungstechnik
• Kenntnisse über Abläufe in Leitungs- bzw. Geschäfts‑​/Vorstandszimmern
• Kenntnisse der Landeshaushaltsordnung sowie deren Ausführungsvorschriften, des TV‑L, BerlHG, Reisekostengesetz
• Sehr gute IT‑Kenntnisse (Microsoft Office)
• Fähigkeit, Aufgaben und Arbeitsabläufe zu strukturieren und zu organisieren
• Sie verfügen über ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Organisations- und Kommunikations­fähigkeit sowie über eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung
• Wünschenswert sind Kenntnisse über die Organisation der Universität
• Loyalität, Belastbarkeit und Konfliktfähigkeit runden Ihre strukturierte, diskrete und proaktive Arbeitsweise ab
• Englische Sprachkenntnisse bzw. die Bereitschaft, diese zu erwerben

• Ein spannendes und abwechslungsreiches Aufgabenfeld
• Lebensphasen-orientierte Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch flexible Arbeitszeitmodelle,
  wie:
  • Teilzeitbeschäftigung
  • Arbeitszeitreduzierung
  • Alternierende Telearbeit und
  • Mobiles Arbeiten im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten
• Eine tarifgebundene Vergütung mit regelmäßigen Tarifsteigerungen
• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Vergünstigtes Firmenticket im Tarifgebiet des VBB, aktuell auch für das Deutschlandticket, sehr gute Anbindung an den ÖPNV
• Attraktive Fortbildungsmöglichkeiten
• Ein attraktives Betriebliches Gesundheitsmanagement und zahlreiche Sportmöglichkeiten auf dem Campus der TU Berlin
• Kollegiale Zusammenarbeit im Team und ein Arbeitsklima orientiert an unseren Leitlinien für Führung und Zusammenarbeit

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