Job Description

Das Helmholtz-Zentrum Potsdam – Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ ist das nationale Zentrum zur Erforschung der Geosphäre. Mit rund 1.650 Beschäftigten entwickeln wir ein fundiertes System- und Prozessverständnis der festen Erde sowie Strategien und Handlungsoptionen, um dem globalen Wandel zu begegnen, Naturgefahren zu verstehen und den Energie- und Rohstoffbedarf nachhaltig zu sichern.

Im GFZ-Department „Geodäsie“ spielen dafür Satellitendaten eine zentrale Rolle. Wir nutzen sie, um die Figur und das Schwerefeld der Erde und deren Änderungen zu beschreiben, Navigationssysteme und Wettervorhersagen zu verbessern, Klimaänderungen zu quantifizieren oder auch Landschafts- und Vegetationsentwicklungen zu erfassen. Das administrative Supportteam spielt bei diesen Aufgaben eine wichtige Rolle.

Zur Ergänzung dieses Teams ist im Department „Geodäsie“ die folgende Stelle zu besetzen:

Sachbearbeiter:in mit Assistenzaufgaben (w_m_d)

Kennziffer 9916

• Sie fungieren als beratende Ansprechperson zur Ressourcenplanung für die Leitungen der Sektionen und des Departments, überwachen operativ die Personal- und Sachmittel in den Haushalts- und Drittmittelbudgets, organisieren und koordinieren zugehörige Anträge, Bestellungen und deren Umsetzung.
• Sie unterstützen die Departmentleitung und Sektion 1.1 aktiv in Belangen des Managements und bei der Kommunikation innerhalb und außerhalb des GFZ (Terminkoordination, Reiseverwaltung, Erstellung von Statistiken/​Übersichten, Bearbeitung der Korrespondenz, Erstellung von Entscheidungs‑​/Präsentations­vorlagen, Ablage- und Aktenmanagement).
• Sie unterstützen bei der Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von internen/​​externen Meetings und Telefon‑/​Videokonferenzen inkl. der Protokollführung.
• Sie korrespondieren in deutscher und englischer Sprache. Insbesondere für die internationale wissenschaftliche Zusammenarbeit übersetzen und bearbeiten Sie fremdsprachliche Texte, inkl. Dokumentationen.
• Sie unterstützen den Aufenthalt von inländischen und internationalen Gästen am GFZ organisatorisch ebenso wie wissenschaftliche Veranstaltungen (z. B. Konferenzen, Workshops).
• Die Pflege des Internetauftritts in deutscher und englischer Sprache liegt in Ihrer Hand.

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung mit kaufmännischem bzw. verwaltungsorientiertem Schwerpunkt (z. B. Verwaltungsfachangestellte:r (w_m_d), Kauffrau:mann für Büromanagement (w_m_d) oder eine vergleichbare Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung.
• Sie beherrschen die deutsche und englische Sprache sehr gut in Wort und Schrift, verfügen möglichst über einen entsprechenden Nachweis (C1/B2).
• Sie haben Erfahrungen im professionellen Sekretariatsmanagement als Teamassistenz.
• Sie bringen idealerweise Berufserfahrung in der Verwaltung von Drittmittelprojekten mit.
• Sie sind versiert im Umgang mit moderner Kommunikationstechnik (Internet, E‑Mail, Datenbanken) und sehr sicher im Umgang mit Microsoft Office (insb. Word, Excel und PowerPoint).
• Gute EDV‑Kenntnisse für die Ressourcenplanung (idealerweise SAP) bringen Sie entweder mit oder verfügen über die Fähigkeit, sich selbstständig in die Software einzuarbeiten.
• Sie zeichnen sich durch eine strukturierte, dienstleistungsorientierte und eigenständige Arbeitsweise aus und besitzen ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit, Zuverlässigkeit, Flexibilität, Teamgeist und sozialer Kompetenz.

• anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
• modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
• Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
• umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
• flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
• Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
• Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
• Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
• gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus

Startdatum: 01.04.2025

Befristung: 2 Jahre (mit der Option auf Entfristung)

Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 9a bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.

Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.

Arbeitsort: Potsdam

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