Job Description
Die Universität Ulm mit ca. 10.000 Studierenden bietet abwechslungsreiche berufliche Aufgaben in einem hochinnovativen Forschungs-, Lehr- und Arbeitsumfeld sowie vielfältige Möglichkeiten, Beruf und Familie zu vereinbaren.
Für das Präsidialbüro und die Gremiengeschäftsstelle suchen wir eine/n
Verwaltungsbeschäftigte/n Präsidialbüro / Gremiengeschäftsstelle (m/w/d)
> Umfang: Vollzeit
> Befristung: unbefristet
> Vergütung: TV-L EG 8
> Beginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
- Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung der Sitzungen der universitären Gremien, insbesondere Zusammenstellung sowie elektronischer Versand der Sitzungsunterlagen und Protokollauszüge
- Unterstützung der Referent/innen der Vizepräsident/innen bei administrativen Aufgaben, Geschäftsprozessen und bei der Umsetzung von Maßnahmen
- medientechnische Unterstützung bei Videokonferenzen, Sitzungen und Veranstaltungen
- allgemeine Sekretariatsaufgaben, insbesondere Koordinierung von Terminen
- deutsch- und teilweise englischsprachige Korrespondenz
- abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich (z. B. Kauffrau/mann für Büromanagement, Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Verwaltungsfachangestellte/r) oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in Verwaltungsprozessen
- routinierter Umgang mit MS Office und Erfahrung mit gängigen Anwendungsprogrammen, insbesondere Zoom, CloudStore, TYPO3
- sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit, sicheres und freundliches Auftreten, auch bei hohem Arbeitsaufkommen
- Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeiteinteilung für Sitzungstermine
- eine abwechslungsreiche, verantwortungsvolle und interessante Tätigkeit
- eine freundliche Arbeitsatmosphäre
- Möglichkeit zum Home-Office
- attraktive Weiterbildungsangebote und betriebliches Gesundheitsmanagement
Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung vorrangig eingestellt.
Für uns zählen Ihre Kenntnisse, Fähigkeiten und Stärken. Deshalb ist jede Person unabhängig von Merkmalen wie z. B. Geschlecht, Alter und Herkunft oder einer evtl. Behinderung an der Universität willkommen.
Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar.
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