Job Description

Das Helmholtz-Zentrum Potsdam – Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ ist das nationale Zentrum zur Erforschung der Geosphäre. Mit rund 1.650 Beschäftigten entwickeln wir ein fundiertes System- und Prozessverständnis der festen Erde sowie Strategien und Handlungsoptionen, um dem globalen Wandel zu begegnen, Naturgefahren zu verstehen und den Energie- und Rohstoffbedarf nachhaltig zu sichern.

Im wissenschaftlichen Vorstandsbereich, Abteilung „Kommunikation und Medien“, ist folgende Stelle zu besetzen:

Veranstaltungsmanager:in (w_m_d)

Kennziffer 10012

Sie sind verantwortlich für das Veranstaltungsmanagement, als Teil des Teams Kommunikation & Medien, im wissenschaftlichen Vorstandsbereich. Dazu gehören folgende Aufgaben:

• eigenständige Konzeption/Organisation/​Durchführung/Nachbereitung/Evaluation und Abrechnung von internen und externen Veranstaltungen des Vorstands für Zielgruppen aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft, Verwaltung und interessierter Öffentlichkeit
• Konzeption, Organisation und Durchführung von Staats- oder Botschaftsbesuchen am GFZ
• GFZ-weite Ansprechperson für das Thema „Veranstaltungen“
• Veranstaltungsbetreuung in enger Absprache mit den jeweilig beteiligten Arbeitsgruppen/Einheiten (u. a. wiss. Vorstandsbereich) sowie Koordinierung interner Prozesse (u. a. Haustechnik, Service, Reinigung)
• Weiterentwicklung bestehender und Konzeption neuer Vermittlungsformate
• Beratung von leitendem Zentrumspersonal bei der Planung von Veranstaltungen
• Dokumentation von Veranstaltungen, Koordination der Postproduktion und Aufbereitung für Medien
• Mitarbeit bei der Budgetplanung und -kontrolle der Veranstaltungsorganisation im Wissenschaftlichen Vorstandsbereich des GFZ
• Organisation, Koordination und Durchführung von administrativen Arbeitsprozessen und Vorgängen im Team Kommunikation & Medien (z. B. Terminkoordination, Bearbeitung der Korrespondenz, Informationsrecherche, Bestellungen, Abrechnungen, Pflege von Datenbanken)

• abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) im Bereich Eventmanagement oder vergleichbare Qualifikation/abgeschlossene Ausbildung in diesem Bereich; alternativ mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Veranstaltungen (idealerweise zur Wissenschaftskommunikation)
• Kenntnisse der aktuellen technischen Ausstattung (Software/Hardware für Veranstaltungsräume) im digitalen und hybriden Veranstaltungsumfeld und ein gutes Verständnis von technischen Lösungen
• Kenntnisse der Vergaberichtlinien im öffentlichen Dienst
• die Fähigkeit, sich sicher in einem internationalen und durch unterschiedliche Fachkulturen geprägten wissenschaftlichen Umfeld zu bewegen
• sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen in deutscher und englischer Sprache
• hohe Serviceorientierung und ausgeprägtes Organisationstalent
• starke kommunikative Kompetenz und Fähigkeit zur Teamarbeit bei ergebnisorientierter Ausrichtung
• Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen

Wünschenswerte Qualifikationen:

• Affinität zu Content Management Systemen (Typo3)
• Erfahrung mit Datenbanken/CRM-Systemen zum Versand von Serienmails, Online-Registrierungssoftware
• Verständnis von datenschutzrelevanten Aspekten von Veranstaltungen

• anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
• modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
• Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
• umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
• Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch benefit@work
• eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
• einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
• eine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus

Startdatum: nächstmöglich

Befristung: 2 Jahre

Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 9a bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.

Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.

Arbeitsort: Potsdam

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