Job Description
Die YOGI TEA GmbH ist seit über 50 Jahren mit ihren Produkten aus kontrolliert biologischem Anbau führender Anbieterin ayurvedischer Kräuter- und Gewürztees in Deutschland und Europa. Unsere Philosophie lautet: „Feel Good, Be Good, Do Good“, denn nur wer sich gut fühlt, kann auch Gutes zurückgeben. Ein wichtiger Bestandteil unserer Unternehmens-Philosophie ist unser Engagement in sozialen Projekten auf der ganzen Welt.
Beste Bio-Tees können nur so gut sein, wie die Menschen dahinter. Daher bieten wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur Verstärkung unseres Teams folgende unbefristete Vollzeitstelle (40 Std.-Woche) an:
Office Manager (m/w/d)
In Ihrer künftigen Aufgabe als Office Manager sind Sie verantwortlich für das gesamte Office-Management unseres Unternehmens und unser Gesicht und Repräsentation nach außen. Sie verantworten ein professionellen Auftritt am Empfang und Telefon, sorgen für ein makelloses Erscheinungsbild unseres Unternehmens, unterstützen unser Team bei Reisebuchungen und bringen sich ein, interne Veranstaltungen zu planen und durchzuführen. In Ihren Aufgabenbereich fällt außerdem das proaktive Management von externen Dienstleistern wie z.B. unser Reinigungsunternehmen oder Handwerker sowie die teilweise Urlaubsvertretung der Sales-Assistenz. Sie berichten an unseren Leiter Personal am Standort Hamburg.
- Empfang und Betreuung von Gästen: Sie sind das freundliche Gesicht für unsere Besucher
- Telefon- und E-Mail-Korrespondenz: Sie kümmern sich um Anfragen und leiten Gespräche professionell weiter
- Post- und Kuriermanagement: Sie behalten den Überblick über den täglichen Posteingang und -ausgang, verteilen diesen professionell
- Vorbereitung von Konferenzräumen für Meetings: Sie sorgen für perfekte Organisation
- Personalmanagement: Sie unterstützen die Personalleitung und übernehmen nach Bedarf anspruchsvolle Kommunikations-, Informations- und Organisationsaufgaben
- Reservierungen und Reisebuchungen: Sie übernehmen unser Travel-Management und strukturieren dies neu, um die Abläufe zu beschleunigen und zu verschlanken
- Interne Veranstaltungsplanung und -durchführung: Sie denken nicht nur mit, sondern voraus bei unseren internen Veranstaltungen und organisieren z.B. das Catering
- Facility-Management: Sie pflegen eine gute Beziehung zur Hausverwaltung, managen proaktiv unsere externen Dienstleister wie z.B. unsere Reinigungsfirma, sehen Bedarfe und beauftragen und koordinieren Handwerkertermine und nehmen dann die Gewerke gewissenhaft ab
- Akten- und Datenmanagement: Struktur und Genauigkeit sind Ihre Stärken
- Allgemeine Büroadministration und -bestellungen: Für Sie sind präzise Arbeit und Details ein Selbstverständnis; unsere Bestellungen für das Office gehen Ihnen leicht von der Hand
- Abgeschlossene Berufsausbildung in Bürokommunikation oder Hotelfach, idealerweise mit ersten Erfahrungen in der Koordination von internen Veranstaltungen
- Mindestens 5 Jahre einschlägige Berufserfahrung in einem serviceorientierten Arbeitsumfeld in einer ähnlichen Position
- Freundliches und empathisches sowie kompetentes und souveränes Auftreten mit proaktiver und positiver Einstellung
- Teamfähigkeit und Kommunikationsfähigkeit in Kombination mit charmantem Durchsetzungsvermögen und Freude am Umgang mit unterschiedlichen Charakteren
- Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit der MS-Office-Suite, insbesondere Word & Excel
- Ein vielseitiges und spannendes Aufgabengebiet
- Die Möglichkeit zum eigenständigen und eigenverantwortlichen Arbeiten
- Einen Social Day pro Jahr, um etwas für die Umwelt oder die Gesellschaft zu bewirken
- Ein leistungsorientiertes Vergütungspaket
- Attraktive Benefits wie z.B. Profi-Ticket, Bike-Leasing und Corporate-Benefits-Programm
- Erfolge feiern und gemeinsam auf Firmenevents Spaß haben
- Ein multikulturelles und internationales Umfeld
- Die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
- Einen Arbeitsplatz im Herzen Hamburgs mit frischem Obst, gutem Kaffee und dem besten Tee