Office Managerin / Office Manager (w/m/d)

Job Description

Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und ver­mittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 9.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.

Wir suchen für das Institut für Angewandte und Numerische Mathematik (IANM) zum nächst­möglichen Zeitpunkt unbefristet eine/einen

Office Managerin / Office Manager (w/m/d)

Forschungsschwerpunkt der Arbeits­gruppe ist die numerische Mathematik. Wir beschäftigen uns u. a. mit der numerischen Lösung zeit­abhängiger gewöhnlicher und partieller Differential­gleichungen, der numerischen linearen Algebra und numerischen Verfahren für die Bild­verarbeitung.

Sie unterstützen die Instituts­leitung und die wissen­schaft­lichen Führungs­kräfte bei der Verwaltung der finanziellen Ressourcen sowie bei der Projekt­administration und sind Ansprech­person für alle budget­relevanten und personellen Vorgänge. Ihr Aufgaben­gebiet umfasst im Einzelnen:

• Mitwirkung an der mittelfristigen Finanz- und Personal­planung sowie Vorbereitung der Jahres­planung, Jahres­abschluss­arbeiten
• Budgetcontrolling am IANM sowie am Sonder­forschungs­bereich SFB 1173
• Aufbereitung von Kennzahlen für die Instituts­leitung, Auswertung der Kosten- und Leistungs­rechnung
• Drittmittel­projekt­verwaltung (Vorkalkulation, Mittel­abrufe, Übertragung und Umwidmung, Umsetzung von Förder­auflagen)
• Organisation von Konferenzen und Workshops am und außerhalb des KIT
• Personalverwaltung des akademischen und studentischen Personals des Instituts
• Administrative Tätigkeiten wie Einkaufs­management, Organisation und Abrechnung von Dienst­reisen, Gäste­betreuung
• Koordinierung der Instituts­angelegen­heiten mit den zentralen KIT-Abteilungen

• Sie verfügen über ein betriebs­wirt­schaft­liches Studium (Bachelor), idealer­weise mit dem Schwer­punkt Rechnungs­wesen / Controlling, oder über eine kaufmännische Ausbildung mit langjähriger einschlägiger Berufs­erfahrung.
• Ein sicherer Umgang mit den MS Office-Programmen ist ebenso erforderlich wie eine selbst­ständige und strukturierte Arbeitsweise.
• SAP-Kenntnisse sowie Kenntnisse der Strukturen und Prozesse am KIT oder an universitären Einrichtungen sind von Vorteil.
• Teamfähigkeit und Organisations­geschick runden Ihr Profil ab.
• Fließende Beherrschung der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift ist Voraus­setzung.
• Sie sind engagiert, dynamisch und haben Freude im universitären Umfeld zu arbeiten.

ein vielfältiges, interessantes und internationales Arbeits­umfeld, das Sie aktiv gestalten und weiter­entwickeln können.

Werden auch Sie Teil bei der einzigen deutschen Exzellenz­universität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervor­ragenden Arbeits­bedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer ziel­gerichteten Einarbeitung sowie breit­gefächerten Weiterqualifizierungs­angeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeits­zeit­modellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeit­angeboten sowie Kinder- und Ferien­betreuungs­angeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein viel­seitiges Angebot in verschiedenen Mensen.

Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.

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