Job Description
Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 9.800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.
Wir suchen für das Institut für Nanotechnologie (INT) ab sofort unbefristet eine/einen
Assistentin / Assistenten der Institutsleitung (w/m/d)
Arbeitszeit zwischen 50 % und 100 %
Im Rahmen Ihrer Tätigkeit sind Sie für die Entlastung und proaktive Unterstützung der geschäftsführenden Institutsdirektorin und Abteilungsleitung im operativen, insbesondere im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäft zuständig. Wir erwarten eine große Eigenständigkeit in der Führung des Institutssekretariats, als auch bei der Erledigung der breitgefächerten Assistenzaufgaben. Außerdem unterstützen Sie die Institutsdirektorin bei Ihren Tätigkeiten im Projektmanagement. Im Einzelnen haben Sie folgende Aufgaben:
- Recherche und Zusammenstellung erforderlicher Daten/Informationen sowie entsprechende Vorauswahl nach spezifischen Drittmittelgebern
- Nachverfolgung des Umsetzungsstandes von festgehaltenen Beschlüssen aus Dienstbesprechungen
- Inhaltliche Vorbereitung von Besprechungen und Arbeitssitzungen
- Erstellung von Präsentationen in deutscher und englischer Sprache sowie Übersetzung komplexer Texte
- Planung, Organisation und Durchführung von nationalen und internationalen Veranstaltungen
- Planung und Organisation der Dienstreisen der geschäftsführenden Institutsdirektorin und wissenschaftlichen Abteilungsleiterin
- Ansprechpartner für nationale und internationale Oraganisationen sowie Personal- und Gästebetreuung
- Terminmanagement inkl. Termin Vor- und Nachbereitung, Archivierung, Pflege des Terminkalenders der geschäftsführenden Institutsdirektorin
- Dokumentation, Ablage und Wiedervorlage
- Verwaltung und eigenständige Bearbeitung der Korrespondenz
- Protokollführung der Abteilungsleitersitzung
- Koordination von Promotions- und Habilitationsverfahren und administrative Betreuung von Studierenden
Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit langjähriger Berufserfahrung im Bereich Assistenz/Sekretariat. Sie überzeugen durch eine eigenständige und selbstverantwortliche Arbeitsweise, ein ausgeprägtes Organisationsgeschick und haben ein hohes Bewusstsein für Verantwortlichkeit, Vertraulichkeit, Diskretion und Loyalität. Darüber hinaus bringen Sie herausragende Kommunikationsfähigkeiten mit und arbeiten gerne in einem internationalen wissenschaftlichen Umfeld. Weiterhin sind Sie aufgeschlossen, engagiert und arbeiten gerne im Team. Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, idealerweise SAP-Kenntnisse und ein stilsicherer Umgang mit der deutschen und englischen Sprache (schriftlich wie auch mündlich) runden Ihr Profil ab.
Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.
Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
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