Job Description
Seit über 25 Jahren stellen wir Menschen in den Mittelpunkt unserer Arbeit. Unter dem Dach der Ambulanten Pflege erbringt die PHÖNIX – Soziale Dienste – gemeinnützige GmbH Hilfen im Rahmen der Persönlichen Assistenz und Eingliederungshilfe. Wir haben unseren Hauptsitz in Berlin-Spandau, doch unsere mehr als 200 Mitarbeitenden sind in ganz Berlin unterwegs, um Menschen mit unterschiedlichsten Einschränkungen zu versorgen, zu pflegen und sozialpädagogisch zu begleiten. Für unsere Arbeit sind dabei die individuelle Selbstbestimmung und der Erhalt der persönlichen Lebensqualität in gewohnter häuslicher Umgebung von zentraler Bedeutung. Gegenseitige Akzeptanz, Vertrauen und Respekt sind Grundlagen unseres professionellen Alltags.
Werde auch Du Teil der PHÖNIX – Soziale Dienste – g GmbH und beginne bei uns als Sachbearbeiter:in (m/w/d) im Bereich allgemeine Verwaltung I Bestellwesen I Empfangssekretariat
Als Sachbearbeiter:in bist Du für die effiziente Verwaltung und Organisation von Büroabläufen und Ressourcen verantwortlich. Du unterstützt das Verwaltungsteam bei der Aufrechterhaltung eines reibungslosen Arbeitsablaufs und trägst zur Optimierung der Büroorganisation bei.
- Die allgemeine Büroorganisation und -management gemäß den Anforderungen des Unternehmens gehören zu Deinen Aufgaben:
- Verantwortung für die effiziente Organisation und Strukturierung des Büroalltags.
- Übernahme des Empfangstelefons und Empfang von Bewerbern, Mitarbeitern und externen Personen.
- Bearbeitung und Weiterleitung von eingehender Korrespondenz, E-Mails und Telefonanrufen.
- Erstellung von Serienbriefen, Präsentationen sowie Aufbereitung von Daten.
- Koordination von Terminen, sowie protokollieren von Besprechungen und die Buchung von Räumlichkeiten.
- Organisation von Büro- und Besprechungsräume, einschließlich der Pflege und Nachfüllen von Vorräten und der Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs.
- Verwaltung des Fuhrparks, einschließlich Überwachung und Planung von Wartungs- und Reparaturarbeiten, Verwaltung von Versicherungen und Zulassungen.
- Unterstützung der vorbereitenden Mitarbeiterabrechnung
- Planung und Organisation von Fortbildungen und Absprachen mit Dozenten
- Planung von Teambesprechungen der Einsatzorte
- Rechnungsprüfung von Dozenten und Supervisoren
- Du hast eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation.
- Du verfügst über Erfahrung in der Büroorganisation und -verwaltung, idealerweise in einem ähnlichen Arbeitsumfeld.
- Du beherrschst den sicheren Umgang mit MS Office-Anwendungen, insbesondere Excel, WORD und Outlook.
- Dein Organisationsgeschick und Deine Fähigkeit, komplexe Aufgaben effizient zu koordinieren, zeichnen Dich aus.
- Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld erfolgreich zu arbeiten, runden Dein Profil ab.
- Wir starten mit einem fairen und leistungsgerechten Gehalt, reichlich Eigenverantwortung, Arbeitszeiten, die zu Deinem Privatleben passen und einer Arbeitsumgebung, die es Dir leicht macht, gerne zur Arbeit zu gehen.
- Du wirst gehört! Auch wenn wir uns nicht immer sofort neu erfinden können, sind wir dabei, viele Ideen in die Praxis umzusetzen – hier zählen Deine Fragen, Dein Feedback und Dein Fingerpointing.
- Obendrauf gibt es einen Zuschuss für das Firmenticket der BVG im Jahresabonnement – so kommst Du auch ohne Führerschein entspannt zur Arbeit.
- Wir schätzen Zeit als wichtige Ressource. Das persönliche Gespräch und der Wert der individuellen Selbststimmung stehen bei uns ganz oben.
- Zudem legen wir ein besonderes Augenmerk auf eine fundierte Einarbeitung, Fortbildungen, Teamrunden und Supervisionen. Jedes Thema soll seinen Platz finden.