Senior Personal Assistant

Job Description

Frontier Economics ist ein Beratungsunternehmen für Wirtschaft, das sich mit den großen Fragen befasst, mit denen Regierungen, Unternehmen und die Gesellschaft konfrontiert sind. Wir helfen unseren Kunden, ihre Märkte zu analysieren, zu verstehen und Strategien auf der Grundlage solider Wirtschaftlichkeit zu formulieren. Die von uns verwendeten Methoden und Modelle sind oft komplex, aber unsere Beratung ist immer prägnant, klar und ehrlich.

Wir suchen derzeit eine erfahrene Person, die uns als Senior Assistent/in in unserem Practice Coordination Team (PCT) unterstützt. Das Team besteht aus insgesamt ca. 25 Executive Assistants (EAs), Personal Assistants (PAs) und Team Assistants. Unser Ziel ist es, Frontier einen qualitativ hochwertigen, professionellen, effizienten und proaktiven Support-Service zu bieten. Wir sind ständig bestrebt, unsere Fähigkeiten und Fertigkeiten im gesamten Unternehmen zu verbessern, um uns an Veränderungen anzupassen und neue Möglichkeiten zu nutzen.

Teamarbeit ist dafür absolut unerlässlich und wenn wir ehrlich zu uns selbst sind, wir alle streben danach:

• ein geschätztes und engagiertes Teammitglied zu sein, das kollaborativ, flexibel und offen arbeitet, sich gegenseitig unterstützt, soweit es unsere Kapazitäten erlauben, und mit gutem Beispiel vorangeht.
• Wir unterstützen die sich ändernden Anforderungen an unsere Praktiken, indem wir kontinuierlich nach Möglichkeiten suchen, unsere Fähigkeiten zu entwickeln, unser Wissen zu erweitern und zu teilen, und offen für Innovationen sind, die unsere Prozesse verbessern und optimieren können.
• Wir sind positiv, hilfsbereit und gehen auf die Bedürfnisse von Kollegen und Kunden ein, übernehmen Verantwortung für Aufgaben und erledigen diese zielführend.
• Wir kommunizieren klar, offen und konstruktiv, bauen starke Beziehungen zu unseren Kollegen und Kunden auf und handeln stets professionell.

Stellenbeschreibung

Dies ist eine hervorragende Gelegenheit für jemanden, der proaktiv ist, leidenschaftlich gerne lernt, schnell arbeiten und Beziehungen aufbauen kann. Sie werden vielbeschäftigte und interessante Geschäftsfelder innerhalb von Frontier unterstützen und mit den bestehenden EAs und Pas, international, zusammenarbeiten. Unser Arbeitsumfeld basiert auf Zusammenarbeit und Innovation. Wir suchen einen flexiblen und teamorientierten Ansatz für die enge Zusammenarbeit mit anderen PCT-Kollegen bei einer Vielzahl von Verwaltungsaufgaben zur Unterstützung des Unternehmens.

Als Senior Assistent/in für Direktoren und stellvertretende Direktoren erwarten wir von Ihnen, dass Sie eine starke Arbeitsbeziehung zu ihnen aufbauen und pflegen, ein gutes Verständnis für die Praxis und die Arbeit haben, die sie leisten, und proaktiv Vorschläge unterbreiten, wie sie ihre Zeit effektiv nutzen können.

Zu den Kernaufgaben in dieser vielfältigen Rolle gehören unter anderem:

• Terminkalender-/Reisemanagement für die leitende Praxisleitung;
• Aktive Teilnahme und großes Interesse an der Arbeit als integriertes Teammitglied bei Projekt-/Führungstreffen, einschließlich der Organisation, Protokollführung, Zusammenstellung und Verteilung von Tagesordnung und Materialien;
• Unterstützung der Direktoren bei der Koordination und Erledigung interner Managementaufgaben, einschließlich der Erstellung von Dokumenten;
• Vorbereitung und Nachverfolgung der Rechnungsstellung für Praxisprojekte;
• Verwaltung von Ausgaben, Arbeitszeitnachweisen und Projekteinrichtung;
• Organisation und Teilnahme an Großveranstaltungen, Besprechungen, Team-Ausflügen;
• Ad-hoc-Aufgaben für das gesamte Team.

Grundlegende Anforderungen

• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift)
• Erfahrung in einer leitenden Position als PA, vorzugsweise in einem finanziellen oder beruflichen Umfeld
• Fortgeschrittene Kenntnisse in Microsoft Office 365
• Interesse und Erfahrung in der Projekt-/Auftragsarbeit und der Wunsch, mehr über die Energiepraxis zu lernen und zu verstehen
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
• Selbstmotiviert, mit der Fähigkeit, proaktiv und unabhängig zu arbeiten
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten, Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Prioritäten zu verwalten
• Selbstbewusst im Aufbau positiver Arbeitsbeziehungen im gesamten Unternehmen
• Erfahrung im Umgang mit Management-Informationssystemen zur Erstellung von Berichten/Interesse, neue zu erlernen (Schulungen werden angeboten)
• Starker Teamplayer mit einer flexiblen, proaktiven und professionellen Einstellung
• Fortgeschrittene Erfahrung in der Rechnungsstellung (Buchhaltungskenntnisse wünschenswert)

Erfolgskriterien

• Gute Beziehungen innerhalb des Unternehmens, wobei die Mitarbeiter wissen, wer Sie sind und wie Sie helfen können;
• Gutes Feedback von Stakeholdern im gesamten Unternehmen, insbesondere in Bezug auf Reaktionsfähigkeit, angenehme Zusammenarbeit, Ergebnisorientierung und Wissen;
• Hervorragendes Management mehrerer Projekte und Initiativen bei gleichzeitiger Aufrechterhaltung guter Ergebnisse;
• die Fähigkeit, sich auf Veränderungen einzustellen, was auf einen flexiblen und anpassungsfähigen Ansatz bei der Problemlösung, Entscheidungsfindung und dem Umgang mit neuen Umständen hindeutet.

Wir sind offen für Bewerbungen sowohl für unser Büro in London als auch in Köln.

Was wir bieten

Neben einer anregenden und abwechslungsreichen Tätigkeit bieten wir zahlreiche Leistungen, die Sie bei Ihrer Arbeit und in Ihrer Freizeit unterstützen. Alle Mitarbeiter haben Zugang zu zahlreichen Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten, einschließlich laufender Karriereentwicklungsgespräche mit Unterstützung eines zugewiesenen Mentors.

Wir wissen, wie wichtig die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben ist, und bieten flexible Arbeitsregelungen an. Darüber hinaus bieten wir 28 Tage Jahresurlaub mit der Option, weitere 10 Tage zu erwerben.

Frontier ist vollständig im Besitz seiner Mitarbeiter. Als Aktionäre ermutigen wir alle, ihre Meinung zu äußern. Wir beeinflussen nicht nur die Führung des Unternehmens, sondern entscheiden uns auch dafür, einen möglichst großen Teil unserer Gewinne in Form von Boni auszuschütten. Darüber hinaus bieten wir ein sehr attraktives Gehalt.

Die Bewerbung muss in englischer Sprache eingereicht werden.

Wenn Sie Fragen zur Position haben oder weitere Informationen wünschen, senden Sie uns bitte eine E-Mail an [email protected].

Frontier Economics ist ein Arbeitgeber, der die Chancengleichheit fördert und Einstellungsentscheidungen unabhängig von Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, nationaler Herkunft, Behinderung, Alter oder einem anderen gesetzlich geschützten Status trifft. Wir sind fest davon überzeugt, dass jeder die gleichen Chancen hat, sich uns anzuschließen und seine Karriere bei Frontier voranzutreiben. Wir legen Wert auf die Schaffung einer integrativen Atmosphäre und setzen uns für die Förderung von Vielfalt und Inklusion in all ihren Formen ein. Lesen Sie hier mehr über unsere Anreize.

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