Job Description
Für eine Familie in Aachen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine PERSÖNLICHE ASSISTENZ (M/W/D) Die Stelle wird unbefristet besetzt. IHRE AUFGABEN Hausmanagement und Personalführung: Aktualisierung vorhandener Pläne zur Haus- und Personalsteuerung inkl. Dienst-/ Urlaubspläne sowie Kommunikation dieser an Beteiligte Bei unvorhergesehenen Änderungen sofortige Aktualisierung und Kommunikation der neuen Pläne an alle Beteiligte Kontrolle -und bei Bedarf Begleitung- der Umsetzung von Aufgaben Ablage/ Verwaltung von Unterlagen inkl. Pläne Bestandsmanagement: Bestandsführung und -kontrolle sowie Erstellung von Einkaufslisten inkl. Einkaufen Rechnungsmanagement: Inhaltliche Kontrolle, Einholung Freigabe von Rechnungen inkl. Kommunikation zur Begleichung sowie Ablage/Verwaltung Reparaturen und Instandhaltungen nach vorheriger Absprache koordinieren/ organisieren sowie Beteiligte informieren. Bei Bedarf vor Ort Termine mit Dienstleistern begleiten und kontrollieren. Kommunikation: Unterstützung bei sämtlicher Kommunikation und bei Bedarf Übernahme von mündlicher und schriftlicher Korrespondenz (E-Mails, Nachrichten) sowohl Intern als auch Extern Bei kurzfristigen Änderungen umgehende Information an alle Beteiligte Ansprechpartner für Interne (Mitarbeiter) und Externe (Dienstleister, etc.) sowie Förderung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit Terminmanagement: Sämtliche private und berufliche Termine nach vorheriger Absprache koordinieren / organisieren / verschieben und dabei auf mögliche Terminkollisionen /-abhängigkeiten aufmerksam machen sowie Beteiligte informieren Langfristige Instandhaltungs- und Wartungstermine mit Dienstleistern koordinieren/ organisieren unter Berücksichtigung der Terminplanung der Familie Termin-Doku/ -Verwaltung und proaktiv Beteiligte an wichtige Termine erinnern Bei Bedarf organisatorische Unterstützung in der Vor-/Nachbereitung von Terminen sowie im Erkennen inkl. Vermeidung von möglichen Ineffizienzen (Termine, Aufgaben, Logistik) Bei jeder Veränderung/ Verschiebung: Prüfen und Erkennen aller abhängigen Punkte und Auswirkungen und dementsprechend Anpassungen vornehmen und an alle betroffenen Personen kommunizieren Reisemanagement: Unterstützung in der Planung, Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Reisen IHR PROFIL Mindestens dreijährige Berufserfahrung im Bereich persönliche Assistenz oder Hausmanagement Erfahrungen in der Personalführung (Planung, Begleitung und Kommunikation) Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift Gute Fähigkeiten in Planung, Organisation und Koordination mit Gespür für Relevanz und Prioritäten Gute Kommunikationsfähigkeiten Führerschein der Klasse B Lösungsorientiere, vorausschauende sowie selbständige Arbeitsweise Bereitschaft sich an bestehende Systeme anzupassen und Neues zu erlernen Souveränes und überzeugendes Auftreten auch im interkulturellen Kontext Sehr hoher Grad an Zuverlässigkeit, Loyalität und Verschwiegenheit INTERESSIERT? Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbung inklusive Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse an die E-Mail-Adresse:
[email protected] Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung! Jetzt bewerben
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