Job Description
Der Klimawandel stellt die Welt vor große Herausforderungen. Am Helmholtz-Zentrum Berlin erforschen wir Materialien für eine klimaneutrale Zukunft. 1200 Mitarbeitende aus aller Welt arbeiten am HZB gemeinsam an diesem Ziel. Komm zu uns und unterstütze uns dabei! Mehr auf unserer Webseite. Folg uns auch auf unseren Social-Media-Kanälen oder besuch unseren YouTube-Kanal.
Teamassistenz (w/m/d) im Institut Elektronische Struktur Dynamik und Rückbau BER II
Kennziffer: PS 2024/11
- Sind Sie gerne Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Administration und beraten zu administrativen Prozessen?
- Sind Sie gerne das „Herz“ der Abteilung und erste Ansprechperson für unsere Mitarbeitenden und Gäste aus aller Welt?
- Sind Sie ein Organisationstalent und verstehen sich darin, Prozesse reibungslos ablaufen zu lassen?
Dann sind Sie bei uns richtig:
Unsere Forschung am Institut für Elektronische Struktur Dynamik (PS-IESD) in Berlin-Wannsee schafft die Grundlagen für eine wissensbasierte Materialentwicklung, die für die Lösung großer gesellschaftlicher Herausforderungen wie einer nachhaltigen Energieversorgung und -nutzung eine zentrale Rolle spielt. Dazu untersuchen wir den Zusammenhang zwischen den makroskopischen Materialeigenschaften und ihrer mikroskopischen elektronischen Struktur. Ein wichtiger Teil unserer Arbeiten gilt dabei der Entwicklung von neuartigen experimentellen Techniken und einzigartiger Instrumentierung.
Als Teamassistenz werden Sie ein zentrales Mitglied unseres internationalen Teams. Sie unterstützen die Forschenden bei ihrer Arbeit, gestalten die administrativen Abläufe des Instituts, koordinieren unsere Vorgänge innerhalb des HZB und mit externen Institutionen und betreuen unsere nationalen und internationalen Gäste und Kooperationen.
Zusätzlich unterstützen Sie den Institutsleiter in seiner Aufgabe als Verantwortlicher für den Rückbau des Forschungsreaktors BER II. Sie koordinieren die Zusammenarbeit der am Rückbau beteiligten Abteilungen des HZB und betreuen die Kommunikation mit den zuständigen Landes- und Bundesbehörden und Ministerien.
Bei uns erwartet Sie eine vielseitige Tätigkeit in einem familienfreundlichen Arbeitsumfeld – wir freuen uns auf Sie!
- Sie unterstützen unsere Mitarbeitenden in allen administrativen Angelegenheiten
- Sie sind zuständig für die Terminplanung, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Einladungen, Berichte, Postverteilung, Ablage interner Vorgänge, Mithilfe bei der Organisation von Konferenzen und Sommerschulen und die Pflege unserer Internetseiten
- Sie planen, buchen und rechnen Dienstreisen ab
- Sie bearbeiten interne administrative Vorgänge, z. B. Anfragen, Bestellungen und Statistiken
- Sie kommunizieren mit internen und externen Geschäftspartner*innen
- Sie betreuen unsere Gäste und Kooperationspartner
- Erfahrung in der Organisation eines Sekretariats mit internationalem Umfeld
- sehr gute schriftliche und verbale Kommunikationsfähigkeit
- sehr gute Englischkenntnis in Sprache und Schrift
- EDV-Kenntnisse (MS Office, Internet, Datenbanken)
- kaufmännische Kenntnisse
- selbstständige Arbeitsweise, Engagement, Zuverlässigkeit und Motivation
- Chance, gemeinsam mit internationalen Spitzenforscher*innen einen Beitrag zur Entwicklung neuartiger Materialien und technologischer Lösungen für eine klimaneutrale Zukunft zu leisten
- Engagement für Diversität und Nachhaltigkeit durch inklusive Arbeitsumgebung
- Förderung von Diversitätssensibilität sowie Umsetzung nachhaltiger und klimaneutraler Maßnahmen
- Weiterentwicklungsmöglichkeiten und Fortbildungsangebote
- attraktive Vergütung durch Bezahlung nach TVöD Bund
- 30 Tage Urlaub/Jahr
- umfangreiche Zusatzleistungen, wie betriebliche Altersvorsorge (VBL), Zuschuss zum Deutschlandticket Job sowie Betriebssportangebote
- gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch Beratungsangebote zu Familie und Beruf
- flexible Arbeitszeitmodelle: Gleitzeit, Teilzeit, hybrides Arbeiten
- und ein Team, das sich auf Sie freut!