Job Description
Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 84 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen.
Die Generalverwaltung der MPG sucht für das Büro der Geistes-, Sozial- und Humanwissenschaftlichen Sektion (GSHS) in der Abteilung Institute zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Teilzeit für 19,5 Stunden pro Woche eine*n
Teamassistent*in für die Wissenschaftsverwaltung
(Teilzeit 50 %)
(Kennziffer 128/24)
Die Geistes-, Sozial- und Humanwissenschaftliche Sektion (GSHS) ist eine von drei Sektionen in der MPG. Die Mitglieder der Sektion sind die amtierenden Direktor*innen sowie die gewählten Vertreter*innen der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen an den Max-Planck-Instituten (MPIs). Der GSHS gehören derzeit 21 MPIs an 16 Standorten in Deutschland, den Niederlanden und Italien an und diese sind in fünf Forschungsfelder gegliedert. Das Themenspektrum der Institute reicht von der geistigen Entwicklung des Menschen und seinem gesellschaftlichen Zusammenleben über die wirtschaftliche und rechtliche Ordnung und die Kulturgeschichte bis hin zur künstlerischen Äußerung der Geistigkeit des Menschen.
Werden Sie Teil von Deutschlands renommiertester Forschungsorganisation.
- Unterstützung der Büroleitungen und deren Referent*innen bei der Wahrnehmung ihrer vielfältigen Aufgaben
- Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Tagungen, Kommissionssitzungen und Veranstaltungen der Sektionsvorsitzenden, welche persönlich, hybrid oder online durchgeführt werden
- Unterstützung der Referent*innen bei der Erstellung von Sitzungsunterlagen und Präsentationen sowie der Recherche auf wissenschaftlichen Internetportalen
- Dokumentation von Sitzungsergebnissen und Monitoring sämtlicher relevanter Prozesse und Fristen in der Zuständigkeit der Sektionsbüros
- Selbstständige und eigenverantwortliche Erledigung der eingehenden Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Entwicklung von Vorschlägen zur Optimierung der (digitalen) Büro- und Prozessabläufe im Sektionsbüro gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen
- Modernes Büromanagement mit der Erledigung aller gängigen Assistenzaufgaben
- Terminplanung und Reisemanagement für interne und externe Teilnehmer*innen
- Betreuung der Teamräume und des Intranet-Auftritts der Sektion, Erstellung und Pflege von Listen
- Abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann*Kauffrau für Büromanagement, Veranstaltungsmanagement und/oder eine vergleichbare Qualifikation bzw. vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten
- Vorzugsweise erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Tätigkeit im wissenschaftlichen Umfeld oder im Bildungsbereich, gerne aber auch direkt nach Ausbildungsabschluss
- Sehr gute MS-Office-Anwendungskenntnisse in Word, PowerPoint und Excel sowie wünschenswerterweise Kenntnisse im Umgang mit Adressdatenbanken
- Routinierten Umgang mit Videokonferenz- und Präsentationstechnik
- Fähigkeit, komplexe Informationen zu verarbeiten und zu strukturieren
- Freude an Administration, Organisationstalent, Teamgeist und Serviceorientierung
- Eine sorgfältige, genaue und strukturierte Arbeitsweise
- Bereitschaft zu Flexibilität in der Arbeitszeitgestaltung und Dienstreisen
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Im Rahmen eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses in Teilzeit (50 %) bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen. Unverbindliche Informationen zum Gehalt finden Sie in der Entgelttabelle des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund). Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungsmöglichkeiten für Kinder im Alter von sechs Monaten bis drei Jahren vorhanden.
Was Sie von uns erwarten können
- Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle
- Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
- Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs
- Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt
- Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens
Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.
Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns auf Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds.
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