Job Description
Die Hochschule für Musik und Tanz Köln gehört zu den weltweit führenden künstlerischen Ausbildungseinrichtungen und zählt mit ihren drei Standorten in Köln, Wuppertal und Aachen zu den größten Musikhochschulen Europas. Geprägt wird die Hochschule durch über 540 Lehrende, darunter eine Vielzahl renommierter Persönlichkeiten des internationalen Musiklebens, der Wissenschaft, der Pädagogik und des Tanzes. Sie betreuen die rund 1550 Studierenden aus über 60 Ländern. Rund 140 Mitarbeiter*innen in Technik und Verwaltung sorgen für breite Serviceleistungen für den Lehr- und Veranstaltungsbetrieb.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit und unbefristet zur Unterstützung des Dezernats 4 Finanzen und Digitalisierung in der Abteilung Digitalisierung und Prozessmanagement eine*n
Sachbearbeiter*in (m/w/d) für digitale Transformation/ KI / elektronische Aktenführung
am Hochschulstandort Köln
- Elektronische Aktenführung/DMS:
- Planung, Steuerung und Umsetzung von Projekten im Bereich Dokumentenmanagement,
- digitaler Aktenführung/e-Akte Projekten sowie Vorgangsbearbeitung
- Leitung und übergreifende Steuerung von e-Akte Projekten
- Digitale Transformation/KI:
- aktive Mitgestaltung der digitalen Transformation der HfMT, insbesondere bei der Umsetzung von OZG und EGovG Projekten (darin auch Themen wie z. B. ePayment, Barrierefreiheit etc.)
- Projektkoordination und -controlling
- Beratung zum Thema Digitalisierung
- Bewertung von Technologien, Tools und Plattformen für Automatisierung und KI
- Begleitung von Einführungsprojekten von KI Tools
- Veränderungsmanagement im Zusammenhang mit Prozessveränderungen durch Automation und KI
- Prozessmanagement und Formularwesen:
- Unterstützung Prozessmanagement
- Modellierung von IST- und SOLL-Prozessen in der Modellierungssprache BPMN 2.0 in enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen
- Erarbeitung von Prozessoptimierungen auch im Hinblick auf Digitalisierungsvorhaben
- Nutzerschulungen
- Unterstützung im Formularwesen
- Erstellung/Verbesserung von pdf Formularen
- Umsetzung von Formularen und Prozessen in einer Formular-/Workflowsoftware
- Anwenderschulungen
- erfolgreich abgeschlossenes (Fach-) Hochschulstudium, idealerweise in Wirtschaftswissenschaften, Wirtschaftsinformatik oder eines verwandten Studiengangs
- Interesse am Einsatz neuer Technologien und Arbeitsformen
- Berufserfahrung im Rahmen von IT- oder Digitalisierungsprojekten, idealerweise im Hochschulumfeld
- Kenntnisse im Projekt-, Prozess- und Changemanagement
- Strukturierte und selbständige Arbeitsweise, Eigenverantwortung und Improvisationsgeschick mit hoher Lösungsorientierung
- Kommunikationsstärke, Team-, Konflikt- und Kooperationsfähigkeit
- analytisches Denken, konzeptionelle Fähigkeiten und strategische Kompetenz
- ausgeprägtes Interesse an der Digitalisierung von Prozessen sowie der Beratung von Fachabteilungen und Mitarbeitenden
- sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse