Job Description
Als Erfinder von flexiblen Dämmstoffen für die Anlagenisolierung und führender Anbieter technischer Schäume entwickelt Armacell innovative und sichere thermische, akustische und mechanische Lösungen mit nachhaltigem Mehrwert für seine Kunden. Armacell Produkte tragen jeden Tag maßgeblich zur Steigerung von Energieeffizienz auf der ganzen Welt bei. Mit 3.300 Mitarbeitern und 25 Produktionsstätten in 19 Ländern ist das Unternehmen in den zwei Geschäftsbereichen Advanced Insulation und Engineered Foams tätig. Armacell konzentriert sich auf die Fertigung von Dämmstoffen für die Anlagenisolierung, Hochleistungs-Schäume für die Hightech- und Leichtbau-Industrie und die Aerogelmatten-Technologie der nächsten Generation.
Office Manager / Büroassistenz (m/w/d)
Zur Unterstützung für unseren Empfang und die Telefonzentrale suchen wir für unseren europäischen Hauptsitz in Münster (Westfalen) zum nächstmöglichen Termin eine/n engagierte/n Office Manager / Büroassistenz / Empfangsmitarbeiter (m/w/d) in Vollzeit (37,5h/Woche). Die Stelle wird vor Ort in unserem Büro in Münster ausgeübt. Die Arbeitszeiten sind Montag bis Donnerstag, 8:00 – 16:45 Uhr und Freitag, 8:00 – 12:30 Uhr.
- Als Office Manager*in sind Sie das Herz und die gute Seele unserer Zentrale und bearbeiten alle eingehenden Telefonanrufe selbstständig oder leiten diese weiter.
- Sie sind die erste Ansprechperson unseres Teams und unserer Kunden für alle organisatorischen Belange und stellen einen reibungslosen Arbeitsalltag in unserem Büro sicher.
- Sie empfangen und betreuen unsere internationalen Kunden und Geschäftspartner mit Weitsicht.
- Sie verantworten alle Office-Management-Tätigkeiten, wie z.B. Post, Steuerung von Verbrauchsmaterial sowie Sicherstellung einer optimalen Produktpräsentation und Ordnung der Büro- und Verkaufsräume.
- Sie kümmern sich um das Gebäudemanagement, haben Zustand und Ordnung unserer Büroarbeitsplätze, Konferenz- und Sozialräume im Blick und koordinieren unsere internen und externen Dienstleister.
- Die Vor- und Nachbereitung von Terminen sowie die Planung und Umsetzung von Werksbesuchen und Firmenevents gehören ebenfalls in Ihren Verantwortungsbereich.
- Sie helfen bei der Planung von Besuchen unserer externen Kollegen in Form von Hotel-, Büro- und Konferenzraumbuchungen und erstellen Einladungsschreiben für Visazwecke. Bei Bedarf unterstützen Sie bei der Reiseplanung von Kollegen.
- Nebenbei sorgen Sie z.B. für saisonale Dekorationen, kleine Aufmerksamkeiten zu speziellen Feiertagen oder gelegentliche Events.
- Außerdem wirken Sie in abwechslungsreichen Projekten und Sonderaufgaben mit und unterstützen das gesamte Team.
- Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
- Berufserfahrung in der Verwaltung oder in der allgemeinen Büroorganisation.
- Eine engagierte, aufgeschlossene Persönlichkeit mit einer sorgfältigen, selbstständigen und vorausschauenden Arbeitsweise.
- Teamplayer-Mentalität sowie eine hohe Dienstleistungsorientierung.
- Organisationstalent, Belastbarkeit und Flexibilität im Tagesgeschäft.
- Kommunikatives Geschick, sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse.
- Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office-Programmen.
- Eine abwechslungsreiche und herausfordernde Aufgabe
- Ein zukunftsorientierter Arbeitsplatz im internationalen Umfeld
- Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten und fachliche Weiterbildung
- 30 Tage Urlaub, Weihnachts- und Urlaubsgeld, Bonus bei Zielerreichung und Wahloptionen bei Sonderleistungen (z.B. zusätzliche Urlaubstage oder Fahrradleasing)
- Weitere Benefits: Betriebliche Altersvorsorge, Vermögenswirksame Leistungen, faire Preise in unserer Kantine, gute Verkehrsbindung und kostenloses Parken, Jobticket, Fitnesszuschuss, Lebenslagen-Coaching, Betriebsarzt, Kaffee und Wasser, strukturierte Mitarbeitergespräche und vieles mehr