Job Description
Wir legen Grundsteine! Auch bei Karrieren! Covivio – eines der größten Immobilienunternehmen in Europa, 20 Jahre Wachstum und Leistung. Ob Büroimmobilien, Hotels oder Wohnungen: Covivio entdeckt Räume neu, verbindet Arbeiten, Reisen und Wohnen miteinander und entwickelt zeitgemäße Konzepte des Zusammenlebens. Als europäisches Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern überwindet Covivio Grenzen, möchte überall den gleichen, bestmöglichen Service bieten und wird diesen auch in Zukunft auf die sich ändernden Bedürfnisse ihrer Kunden ausrichten. In Deutschland besitzt und bewirtschaftet Covivio ein leistungsstarkes Portfolio zu dem auch mehr als 41.000 Wohnimmobilien mit einem Vermögenswert von rund 8 Milliarden Euro in den Städten Berlin, Leipzig, Dresden, Hamburg sowie in der Rhein-Ruhr-Region gehören.
Du arbeitest gerne im Team, bist verantwortungsvoll, strukturiert und interessierst dich für die Immobilienbranche?
Dann komm‘ zu uns als Teamassistenz / Office Management (m/w/d) in Teilzeit an unseren Standort in Frankfurt am Main und werde Teil des Teams, das die spannenden Projekte auch kaufmännisch reibungslos abbildet.
- Termin- und Zeitmanagement: Du planst und organisierst Besprechungen und Veranstaltungen für das Team, koordinierst Zeitpläne und versendest Einladungen.
- Kommunikation: Als erste Anlaufstelle für externe Anfragen und interne Anliegen leitest du die Informationen an die zuständigen Stellen weiter und verantwortest die postalische Geschäftskorrespondenz.
- Dokumentenmanagement: Du verwaltest und archivierst wichtige Dokumente, Berichte und Unterlagen. Außerdem unterstützt du Vertragsabschlüsse durch die Zusammenstellung von relevanten Unterlagen und Einholung von Unterschriften.
- Büroorganisation: Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Büro, indem du Büro- und Arbeitsmaterialien bestellst, die Büroausstattung pflegen lässt und den allgemeinen Bürobetrieb koordinierst.
- Unterstützung bei administrativen und operativen Aufgaben: Du unterstützt bei der Bestellung von Dienstleistungen im operativen Bereich und bei der Rechnungsprüfung.
- Datenschutz und Vertraulichkeit: Du bist für die sichere Aufbewahrung und den Schutz sensibler Informationen verantwortlich.
- Projektunterstützung: Bei Bedarf unterstützt du das Team bei der Organisation und Umsetzung von Projekten.
- Teamkommunikation & Teamarbeit: Du unterstützt die interne Kommunikation, bereitest Meetings vor, erstellst Protokolle und informierst die Teammitglieder über wichtige Entwicklungen. Außerdem förderst du die Teamgesundheit, indem du Teambuilding-Veranstaltungen organisierst.
- Kaufmännischer Berufsabschluss als Bürokauffrau / -mann (m/w/d) oder ein vergleichbarer Berufsabschluss bzw. Quereinstieg mit langjähriger Erfahrung im Office-Management
- Erste Berufserfahrungen im Bau- oder Immobilienbereich
- Sicherer Umgang mit MS Office
- Sehr gute Team- und Kommunikationsfähigkeit, Durchsetzungsvermögen, Motivation
- Zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
- Sehr gutes Zeitmanagement und sehr gute Organisationsfähigkeit
- Gute Sprachkenntnisse in Englisch
- Flexible Arbeitszeiten & Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
- Breites Angebot an fachlichen und persönlichen Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen über die Covivio Academy
- 24. und 31. Dezember frei – bezahlt und ohne Anrechnung auf Urlaubsanspruch
- Möglichkeit zum Abschluss kostengünstiger Mitarbeiterversicherungen
- Corporate Benefits bei verschiedenen Anbietern
- Zentrale Lage & gute Verkehrsanbindung
- Bezuschussung Deutschlandticket
- Teilnahme an gemeinsamen Sport- und Firmenevents
- Socovivio: Die Möglichkeit, an bis zu einem Arbeitstag pro Jahr für ein soziales Projekt tätig zu werden