Job Description
Die iRIS EYE GmbH ist ein stark wachsender, aufstrebender Marktteilnehmer in der Augenchirurgie in Deutschland. Fokussiert auf den Vertrieb von ausgewählten Produkten für die Ophthalmochirurgie, zählen unter anderem Krankenhäuser und operativ tätige Augenärzte zu unseren Kunden. Werte wie Vertrauen, Partnerschaft, Wertschätzung, Leidenschaft, langfristiges Engagement, Verantwortung, Zuverlässigkeit und Kundenorientierung sind keine leeren Worte, sondern Teil unserer DNA im täglichen Geschäft.
Wir sind überzeugt, dass das Unterscheidungsmerkmal zwischen iRIS EYE und den weltweit agierenden Konzernen ein tief verwurzeltes Gefühl von sozialer Verantwortung für die Menschen, die uns umgeben, ist. Wir streben ein nachhaltiges Geschäft an, bei dem der Schwerpunkt auf “Human Resources” und “Know-How” als wesentliche Erfolgsfaktoren liegt.
Unsere Erfahrung aus der Vergangenheit hat gezeigt, wie wichtig das persönliche Miteinander und die Zuverlässigkeit in den Geschäftsbeziehungen ist.
Zur Verstärkung unseres Teams in Geilenkirchen suchen wir zum schnellstmöglichen Zeitpunkt eine/n
Assistenz der Geschäftsleitung / Executive Assistant (m/w/d) in Vollzeit
- Unterstützung der Geschäftsleitung in allen administrativen und organisatorischen Belangen
- Erstellung wichtiger Dokumente, wie Präsentation, Verträge und anderer Geschäftsunterlagen
- Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Projekten z.B. durch die Koordination der Arbeit verschiedener Abteilungen
- Du agierst als Kommunikationsschnittstelle für interne und externe Ansprechpersonen
- Prozessoptimierung und Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse
- Du übernimmst die selbständige Bearbeitung und Ablage der analogen und digitalen Geschäftskorrespondenz sowie das Kümmern um die Organisation und Pflege der (digitalen) Ablage
- Pflege der Stammdaten und CRM-Daten
- Du bist verantwortlich für die selbständige Leitung, Konzeptionierung, Umsetzung und Kontrolle einzelner Projekte oder Prozesseinführungen
- Unterstützung der einzelnen Fachabteilungen, u.a. Marketing
- Unterstützung beim Recruiting sowie Organisation und Durchführung des On- und Offboardings
- Organisation und Betreuung des hausinternen Fortbildungsangebotes
- Betreuung des Zeiterfassungssystems und Erfassung von Arbeits- und Fehlzeiten
- Erstellung und Aktualisierung von Arbeitsanweisungen
- Unterstützung im Bereich Healthcare Compliance, Daten- und Arbeitsschutz
- Empfang und Betreuung von Gästen in deutscher und englischer Sprache
- Organisation von Büroabläufen, Konferenzen, Betriebsausflügen, Firmenfeiern, gemeinsamen Mittagessen, Jubiläen usw.
- Verantwortlich für Besorgungen (z.B. Weihnachtskarten, Präsente zu Geburtstagen, Jubiläen u.ä.) und Du übernimmst die Datenpflege wie z.B. für Geburtstage, Jubilare
- Verwaltung von Vorräten inkl. Besorgungen (Büromaterial, Getränke, Catering etc.)
- Darüber hinaus bist Du verantwortlich und kümmerst Dich darum, dass der Standort funktional und optisch immer in einem attraktiven Zustand ist und koordinierst die hierfür notwendigen Aktivitäten mit Dienstleistern/Handwerkern
- hervorragende kommunikative Fähigkeiten in Deutsch und Englisch, sowohl schriftlich als auch mündlich
- ein abgeschlossenes Studium in Betriebswirtschaftslehre, eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- mind. 1-2 Jahre Berufserfahrung im Assistenzbereich oder in einer vergleichbaren Position
- bei Deinen täglichen Aufgaben haben Verantwortungsbewusstsein und Diskretion oberste Priorität für Dich
- ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
- sehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- mehrjährige Erfahrung mit ERP- und CRM-Tools
- eine organisierte, strukturierte und selbständige Arbeitsweise
- Spaß an Teamarbeit
- die nötige Gelassenheit, um mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen; ausgezeichnetes Zeitmanagement ist Deine Stärke
- wechselnde Tätigkeiten bereiten Dir Freude, wobei Du auch in turbulenten Zeiten stets den Überblick behältst und strukturiert arbeitest
- starke analytische Fähigkeiten und Problemlösungsfähigkeiten
- Liebe zum Detail mit einem hohen Maß an Genauigkeit
Deine Qualifikation:
- als Organisationstalent hältst Du uns den Rücken frei
- Du bist Feel-Good-Manager aus Überzeugung
- Du hältst den Überblick, egal ob Kaffee, Toner oder Papier, Dir fällt sofort auf, was nachbestellt werden muss
- Du behältst einen kühlen Kopf – auch wenn es turbulent ist
- Du hilfst, wo Du kannst und gleichzeitig bist Du in der Lage zu priorisieren.
- Du überzeugst mit Deiner aufgeschlossenen und herzlichen Art
- Du arbeitest eigenständig und eigeninitiativ, aber auch gerne im Team
- Wir bieten attraktive Konditionen und ein Arbeitsumfeld, in dem erfolgsorientiertes Arbeiten Spaß macht.
- Du hast die Möglichkeit Dich und Deine eigenen Ideen in ein tolles Team einzubringen.
- Eine freundschaftliche Arbeitsatmosphäre mit sympathischen Kollegen:innen.
- Ein tolles Team, das sich gegenseitig motiviert und unterstützt.
- Modernes Büroumfeld in einem neuen, wachsenden Industriegebiet direkt an der B56/B221.
- Cafes, Bäckereien, Supermärkte und Discounter, Imbiß, Getränkemärkte in kurzer Entfernung.
- Freie Getränke, Kaffeespezialitäten und moderne Büroküche.
- Mitarbeiterevents
- 30 Tage Urlaub