Job Description
Wiesbaden liegt im Herzen des Rhein-Main-Gebietes, eingebettet in eine der kultur- und erlebnisreichsten Regionen Deutschlands. Die hessische Landeshauptstadt besticht durch ihr vielfältiges Freizeitangebot und bildet damit ein ideales Umfeld für den Lebensmittelpunkt. Für alle Menschen, die in Wiesbaden leben, arbeiten und wirtschaften, erbringen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung ein breites Spektrum an Dienstleistungen. Wenn Sie auf der Suche nach einer abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Tätigkeit sind, bei der Sie Ihre Fähigkeiten und Qualifikationen zum Wohl der Allgemeinheit einbringen können, sind Sie bei uns genau richtig.
Das Dezernat der Bürgermeisterin der Landeshauptstadt Wiesbaden sucht eine/einen
Sekretariats- und Assistenzkraft im Dezernat (w/m/d)
Mit dem Referat für Wirtschaft und Beschäftigung, dem Amt für Innovation, Organisation & Digitalisierung, dem Grünflächen- und Umweltamt, der kommunalen Frauenbeauftragten und der LSBT*IQ-Koordinierungsstelle sowie dem Eigenbetrieb TriWiCon wird im Dezernat der Bürgermeisterin ein breiter und abwechslungsreicher Themenbereich verantwortet.
Wenn Sie Spaß an Zukunftsthemen in einem wertschätzenden Team haben, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung und ein persönliches Kennenlernen!
- Wahrnehmen aller Sekretariats- und Assistenzaufgaben für die Bürgermeisterin, z. B.
- Bearbeiten des Postein- und Postausgangs
- Koordinieren sowie Vor- und Nachbereiten von Terminen und Veranstaltungen
- Organisieren des Geschäftsablaufs mittels Wiedervorlagen und eines strukturierten Ablagesystems
- Beantworten bzw. Weiterleiten telefonischer Anfragen
- Vor- und Nachbereiten von Gremiensitzungen
- Bewirtschaften des Büromaterials über SAP-EBP inkl. Bearbeiten von Rechnungen
- Koordinieren der Anfragen im Kontext der Tagebuchnummern und Bürgerbeschwerden in Abstimmung mit den Fachbereichen
- Führen der zentralen digitalen Ablage
- Begleiten von Projekten des Dezernats
- Abgeschlossene Ausbildung im Sekretariatsbereich, vorzugsweise Kauffrau/-mann für Bürokommunikation bzw. -management, Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder Bürokauffrau/-mann oder als Verwaltungsfachangestellte/r
- Mehrjährige Berufserfahrung mit Bezug zu o. g. Aufgaben ist von Vorteil
- Kenntnisse über die organisatorischen Strukturen und Prozessabläufe der Stadtverwaltung sind von Vorteil
- Sicheres, freundliches und verbindliches Auftreten
- Ausgeprägte mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
- Organisationsgeschick und Arbeitssorgfalt
- Selbstständige Arbeitsweise und Verantwortungsbereitschaft
- Belastbarkeit und Lösungsorientierung
- Eine unbefristete und abwechslungsreiche Tätigkeit, mit der Sie einen wichtigen Beitrag zum Gemeinwohl leisten
- Bezahlung nach Entgeltgruppe E 9a des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD) einschließlich aller im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen, wie z. B. Jahressonderzahlung (sog. Weihnachtsgeld) sowie zusätzliche betriebliche Altersversorgung
- Gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen unserer Servicezeiten mit Gleitzeit und digitaler Zeiterfassung
- Umfassende freiwillige soziale Leistungen zur Gesundheitserhaltung und -förderung (z. B. Vergünstigungen für Fitnessstudios), die bereits mehrfach mit dem Corporate Health Award ausgezeichnet wurden sowie ergonomische Arbeitsplätze (z. B. höhenverstellbarer Schreibtisch)
- Ein umfangreiches Fortbildungsprogramm für die persönliche sowie fachliche Weiterbildung
- Freie Fahrt mit unserem Job-Ticket Premium mit dem öffentlichen Personennahverkehr im gesamten RMV-Gebiet
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
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