Job Description
Wir – als Mitteldeutscher Verkehrsverbund (MDV) – sorgen gemeinsam mit unseren 23 Gesellschaftern für eine nachhaltige Mobilität von 2,1 Mio. Menschen in Teilen von Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen. Unsere Vision ist es, Mitteldeutschland verkehrlich zu vernetzen und einen kundenfreundlichen Öffentlichen Personennahverkehr (ÖPNV) zu organisieren. Damit leisten wir einen wichtigen Beitrag zur Verkehrs- und Klimawende.
Die MDV-Geschäftsstelle besteht aus 50 Mitarbeitenden und arbeitet mit 23 Gesellschafter-Unternehmen zusammen. Wir suchen ein*e Sekretär*in, die/der als gute Seele des Unternehmens durch ein breit gefächertes Aufgabenspektrum in den Bereichen Terminmanagement, Organisation und Administration der Geschäftsleitung sowie den Mitarbeitenden die nötige Unterstützung und Entlastung schaffen kann. Als Allroundkraft übernehmen Sie gemeinsam mit einer weiteren Kollegin vielfältige Vorgänge im Büro. Die Dienstzeiten im Sekretariat von 7:30 – 17:00 Uhr sind in einem Besetzungsplan im Wechsel mit Ihrer Kollegin fest geregelt.
Eigenständige Bearbeitung und Überwachung des Terminmanagements (Präsenz, digital), vordergründig für die Geschäftsleitung und in Teilen für andere Fachbereiche
Eigenständige Erledigung der Korrespondenz der Geschäftsleitung (E-Mail, Eingangs-, Ausgangspost, Telefon) und Adressdatenpflege
Zusammenstellung von Präsentations- sowie Gremienunterlagen
Gästebetreuung sowie Vor- und Nachbereitung von Beratungsräumen
Planung und Organisation von Dienstreisen und Tagungen
Punktuelle Unterstützung der Personalabteilung und Buchhaltung (z.B. Urlaubsanträge, Anwesenheitsplaner, Kassenführung)
Büromaterialkontrolle und –beschaffung
Selbständige Bearbeitung von Aufgaben der Firmensicherheit mit den externen Dienstleisterfirmen (Brandschutz, Datenschutz)
Sie haben eine kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkt Bürokommunikation/ -management, sind mit Verwaltung sowie betriebswirtschaftlichen Vorgängen vertraut oder verfügen über eine vergleichbare Berufserfahrung.
An der Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Belegschaft und Gesellschaftern agieren Sie stets diskret, durchsetzungsstark, kommunikativ und lösungsorientiert.
Sie besitzen eine rasche Auffassungsgabe, behalten den Überblick in stressigen Situationen, ergreifen Eigeninitiative und sind ein Organsiationstalent, dass sich nicht scheut Neuerungen vorzuschlagen
Dem Umgang mit digitalen Prozessen im Büroumfeld stehen Sie offen und neugierig gegenüber.
Gute EDV-Kenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office sowie Videokonferenztools
Arbeitsplatz in Toplage in der wachsenden Stadt Leipzig inmitten der dynamischen Region Mitteldeutschland
Tageweises mobiles Arbeiten möglich, im Wechsel und in Absprache mit Ihrer Kollegin im Sekretariat
Sprungbrett in eine nachhaltige Branche
Betriebliche Altersvorsorge und Weiterbildungsmöglichkeiten
Jobticket oder Deutschland-Jobticket für den ÖPNV
Firmenkantine und dienstliches Carsharing