Job Description

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) – Anstalt des öffentlichen Rechts – ist eine der größten Immobilieneigentümerinnen Deutschlands. Das Spektrum reicht von Wohn-, Industrie- und Gewerbeimmobilien über militärische und ehemals militärische Flächen bis hin zu forst- und landwirtschaftlichen Arealen. Seit dem 1. September 2020 übernimmt die BImA mit ihrer eigens gegründeten Sparte Wohnen die Bewirtschaftung und die Entwicklung ihrer gut 38.000 Wohnungen wieder vollständig selbst. Verwaltet wird strategisch bedeutsamer Streubesitz ebenso wie große Wohnquartiere in gefestigten städtebaulichen Lagen. Die Sparte kümmert sich – mit der Wohnungsfürsorge – um dienstortnahen und bezahlbaren Wohnraum für die Bediensteten des Bundes, insbesondere in angespannten Wohnungsmärkten in wirtschaftsstarken Regionen und Großstädten. Neben dem aktuellen Fokus auf Modernisierung und Instandsetzung steht die Sparte Wohnen für eine nachhaltige Quartiers­entwicklung und hat damit auch die Themen des demographischen Umbruchs, der Digitalisierung und des Klimawandels fest im Blick. Die Sparte gliedert sich organisatorisch in vier Regionalbereiche, acht Kundencenter und 28 Serviceteams.

Die Direktion Koblenz sucht für den Geschäftsbereich Wohnen am Arbeitsort Frankfurt am Main zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen:

Mitarbeiterin / Mitarbeiter im Vertrags­management (w/m/d)

(Entgeltgruppe 7 TVöD Bund / Besoldungsgruppe A 7 BBesG, Kennung: WEWO 2020 23, Stellen‑ID: 1203001)

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben darf keine neuen Beamtenverhältnisse begründen. Die Übernahme von auf Lebenszeit verbeamteten Personen (statusgleich oder nächstniedrigere Besoldungsgruppe, aber ohne Laufbahnwechsel) ist mit Zustimmung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) möglich.

Die Einstellung erfolgt unbefristet.

• Verantwortung für den Vermietungsprozess mit den Teilprozessen Akquise/​Marketing und Mietinteressenten, Mietvertrags­management, Übergaben und Mieten­buchhaltung in Abstimmung mit der Bewirtschaftung, dem Baumanagement und externen Beteiligten (z. B. Rechtsanwalts­kanzleien)
• Abstimmung mit der Vergabestelle von Wohnungen im Rahmen der Wohnungsfürsorge sowie Gewinnung von Neukunden
• Mietermanagement und Ansprechperson der Mieterinnen und Mieter aus aktuellen Mietverträgen, Betreuung aktueller Mietverhältnisse, insbesondere:
• Übernahme & Überwachung des Miet- und Kautionsmanagements
• Vorbereitung von Mietwert­ermittlungen, Bearbeitung/​​Durchführung von Mietanpassungs­verfahren, z. B. im Rahmen von Modernisierungsmaßnahmen in Abstimmung mit dem Baumanagement
• Erstellung von Gestattungs­verträgen und Vertrags­anpassungen
• Unterstützung bei der Durchführung von gerichtlichen Mahnverfahren
• Verantwortlich für die Erstellung von Exposés und laufende Qualitäts­kontrolle
• Erstellung von objekt- und quartiersspezifischen Marketing­maßnahmen inkl. Preis‑​/​Produkt­differenzierung
• Zusammenstellung von Mietverträgen und Abbildung dieser in SAP‑Vorbereitung und Abschluss von Mietverträgen und Anlage im System
• Erstellen von Übergabe‑​/​Rückgabe­protokollen, Besichtigung und Übergabe von Wohnungen
• Durchführung von Wohnungs­besichtigungen inkl. Übergabe und Wohnungs­abnahmen
• Prüfung von Kündigungsfristen und Fertigung von Kündigungs­bestätigungen
• Überwachung & Administration von Kündigungs­vorgängen
• Freigabe der Mietsicherheit, Forderungs­management sowie Kontrolle und Abschluss des Mieterkontos, verantwortlich für die Beendigung von Mietverhältnissen (Kautions­auszahlung)
• Übernahme von Wohnungen in den Bestand, z. B. infolge von Übernahmen aus Drittbeständen oder von Neubauwohnungen der Wohnraum­offensive in Abstimmung mit der Bewirtschaftung
• Koordinierung des Vermietungs­prozesses, insbesondere auch im Zuge von Übergaben und der Wiederherstellung der Vermietbarkeit in Abstimmung mit dem Baumanagement
• Mieterkommunikation und Aufgaben des Umzugs­managements im Rahmen technischer Maßnahmen in Abstimmung mit dem Baumanagement
• Unterstützung bei der Überwachung und Dokumentation der Betreiber- und Verkehrs­sicherungs­pflichten in den Wohnliegenschaften
• Bearbeitung von Vertrags­angelegenheiten für Stellplätze und Garagen
• Vertragsmanagement von Stellplätzen und Garagen
• Datenerfassung und Stammdaten­pflege unter Anwendung von SAP, Listen und Tabellen, Sicherstellung der Stammdaten­qualität in SAP und im CRM‑System

Qualifikation:

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung als Immobilienkauffrau/​‑mann oder Kauffrau/​‑mann in der Grundstücks- und Wohnungs­wirtschaft oder vergleichbare Qualifikation

Fachkompetenzen:

• Gute betriebs- und immobilienwirtschaftliche Kenntnisse
• Erfahrungen in der Wohnungswirtschaft wünschenswert
• fundierte Kenntnisse der IT‑Standard­anwendungen Microsoft Office sowie der Nutzung des Internets
• Kenntnisse in SAP ERP 6.0 bzw. die Bereitschaft, sich Kenntnisse im SAP‑gestützten Fachverfahren BALIMA kurzfristig anzueignen

Weitere Anforderungen:

• Gründliche, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Gutes Organisationsgeschick, Befähigung zum wirtschaftlichen Denken und Handeln
• Fähigkeit, sich in wechselnde Aufgabenfelder einzuarbeiten
• Gute Auffassungsgabe
• Eigeninitiative und Fähigkeit zum kreativen und konzeptionellen Arbeiten
• Fähigkeit, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen selbstständig, gründlich und zielorientiert zu arbeiten
• Gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift, Kommunikations­fähigkeit
• Kunden-/​adressaten­orientiertes Verhalten und zielorientiertes Verhandlungs­geschick
• Fähigkeit zum teamorientierten Handeln, Kritikfähigkeit und Sozialkompetenz
• Gutes Urteilsvermögen, verbunden mit der Fähigkeit, Entscheidungen zu treffen und Verantwortung zu übernehmen
• Führerschein der Fahrerlaubnis­klasse B/3
• Bereitschaft zum eigenständigen Führen von Dienstkraft­fahrzeugen

• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen öffentlichen Arbeitgeberin
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf bei der Arbeitszeitgestaltung
• Möglichkeit der Anmietung einer Wohnung aus dem Bestand der Wohnungsfürsorge des Bundes
• Bezahlung entsprechend dem TVöD (Entgeltgruppe 5 TVöD) – sowie die im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen
• Berufliche Entwicklungs­möglichkeiten sowie umfangreiche Fortbildungsangebote
• Betriebliche Altersversorgung
• Jahressonderzahlung nach den geltenden tariflichen Bestimmungen
• 30 Tage Urlaub
• Kurse zur Gesundheitsförderung sowie Vorsorge­maßnahmen
• Kostenfreie Parkmöglichkeiten
• Verkehrsgünstige Lage
• Zuschuss zum DeutschlandJobTicket (DJT)
• In Abhängigkeit von der Bewerbungslage kann eine übertarifliche Vorweg­gewährung von Stufen sowie eine zusätzliche befristete Fachkräftezulage in Betracht kommen

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