Job Description
Wir sind eine junge, innovative Universität mitten in der Metropole Ruhr. Ausgezeichnet in Forschung und Lehre denken wir in Möglichkeiten statt in Grenzen und entwickeln Ideen mit Zukunft. Wir leben Vielfalt, fördern Potenziale und engagieren uns für Bildungsgerechtigkeit, die diesen Namen verdient.Die Universität Duisburg-Essen (UDE) sucht am Campus Duisburg in der Fakultät für Ingenieurwissenschaften, Fachgebiet Strömungsmaschinen eine:n
Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)
(Entgeltgruppe 9a TV-L)
Besetzungszeitpunkt: schnellstmöglich
Vertragsdauer: unbefristet
Arbeitszeit: 39 Std. 50 Min. (100 %, Teilzeitbeschäftigung ist möglich)
Bewerbungsfrist: 15.10.2024
Das Fachgebiet Strömungsmaschinen der Universität Duisburg-Essen mit einem Team von derzeit 12 Beschäftigten gilt europaweit als kompetenter Partner für anwendungsorientierte Forschung und Entwicklung im Bereich der Turbomaschinen. Wir arbeiten an Verdichtern, Pumpen, Turbinen und Expandern. Dabei arbeiten wir mit Prüfständen und Computermodellen an den vier Forschungsschwerpunkten Phase Transition of Fluids in Flows, Turbomachines for Alternative Fluids and Circuits, Fluid Dynamics and Structural Dynamics of Machine Components sowie Optimization of Flow Paths. Unsere Forschung ist zum Großteil über bilaterale Verträge, die Deutsche Forschungsgemeinschaft DFG, das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz BMWK und die Europäische Union drittmittelfinanziert.
- Sie übernehmen mit Sorgfalt und Engagement das administrative Personalmanagement, angefangen von der Einstellung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bis hin zu Vertragsverlängerungen und Zeugnissen.
- Sie begleiten unsere Forschungsprojekte von der Antragstellung über die Abwicklung bis hin zur Berichterstattung. Dabei behalten Sie die Finanzen im Blick und kümmern sich um Anträge, Mittelanforderungen, Zahlungseingänge und Umfinanzierungen.
- Sie betreuen den gesamten Beschaffungsprozess über SAP. Dies umfasst die Angebotsbeschaffung, Lieferungsüberprüfung, Rechnungskontrolle und Sicherstellung der Zahlungen.
- Sie unterstützen unsere Lehrenden tatkräftig bei der Organisation von Lehrveranstaltungen, inklusive der Administration von Bachelor-, Masterarbeiten und Promotionen.
- Sie übernehmen mit Organisationstalent und Effizienz das Management des Sekretariats, einschließlich Korrespondenz, Postverteilung, Terminplanung und -überwachung sowie die Organisation von Dienstreisen und Reiseabrechnungen.
- Sie bringen Ihre Kreativität und Ihr Organisationstalent bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen ein.
- abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit einer Gesamtnote von mindestens „befriedigend“
- Freude an eigenständigem Arbeiten und Organisieren
- sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
- Erfahrungen in der Büroorganisation sowie Grundkenntnisse in der Buchhaltung
- SAP-Erfahrung von Vorteil
- sehr gute Grundkenntnisse der englischen Sprache wünschenswert
- ein sicheres und unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem abwechslungsreichen, vielseitigen Aufgabengebiet in einem forschungsintensiven Umfeld mit internationalen Kontakten
- eine interessante, verantwortungsvolle Tätigkeit mit großem Gestaltungspotenzial, bei der Sie Kontakte mit nahezu allen Bereichen der UDE haben
- ein Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden Miteinander
- gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice
- Familienfreundlichkeit durch Betreuungsangebote für Ihre Kinder
- Beratung bei familiären Pflegeaufgaben
- ein breit aufgestelltes Fort- und Weiterbildungsangebot, individuelle Einarbeitung
- eine sehr gute ÖPNV-Anbindung und kostenfreie Parkplätze
- attraktive Sport- und Gesundheitsangebote (Hochschulsport)