Job Description
Das Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) ist eines der bedeutendsten medizinischen Zentren in Deutschland und steht für die Entwicklung innovativer Diagnostik und Therapien sowie ihre rasche Umsetzung für den Patienten. Mit rund 14.000 Mitarbeitenden konzernweit in mehr als 50 klinischen Fachabteilungen mit über 2.500 Betten werden jährlich circa 80.000 Patienten voll- und teilstationär und mehr als 1.000.000 Mal Patienten ambulant behandelt.
Chefsekretär*in (m/w/d)
ab dem 01.04.2025 (ggf. früher) an der Neurologischen Klinik für das Sekretariat des Ärztlichen Direktors (Prof. Dr. Wolfgang Wick) gesucht.
Die Abteilung erbringt mit über 340 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die gesamte neurologische Diagnostik und Therapie des Universitätsklinikums Heidelberg. In enger Zusammenarbeit sichern sie die bestmögliche Versorgung und den reibungslosen und fachübergreifenden Behandlungsablauf für die Patienten unserer Abteilung. Auf insgesamt 6 zumeist hochspezialisierten Stationen in der Kopfklinik (101 Betten) sowie in der Notfallambulanz der Kopfklinik und unseren 16 Spezialambulanzen betreuen und behandeln wir >8.000 stationäre und >23.000 ambulante Patienten pro Jahr. Viele unserer Patienten nehmen an klinischen Studien teil und profitieren dadurch von den neuesten medizinischen Entwicklungen. Klinische und wissenschaftliche Schwerpunkte sind die Neuroonkologie, die Vaskuläre Neurologie, die Neuroimmunologie und die Akut- und Intensivneurologie.
- Job-ID: V000013280
- Einsatzgebiet: Neurologie und Poliklinik
- Einsatzort: Heidelberg
- Tätigkeitsbereich: Management / Administration
- Anstellungsart: Vollzeit (38,5 Wochenstunden)
- Befristung: Befristet (2 Jahre, eine Verlängerung wird angestrebt)
- Vertrag: TV-UK
- Planung und Koordination von Terminen und Angelegenheiten des Ärztlichen Direktors
- Zentraler Ansprechpartner(in) und verantwortlich für die persönliche, telefonische und schriftliche Kommunikation mit Mitarbeitern der Abteilung, Abteilungen des Universitätsklinikums und nationalen und internationalen Kooperationspartnern
- Unterstützung im Strategieentwicklungsprozess der Abteilung, SOP Koordination und Prozessmanagement
- Verfassung und Korrektur von Texten und Beiträgen (in Deutsch und Englisch)
- Organisation von internen und externen Meetings/ Symposien
- Budgetverwaltung und Projektkontenführung
- Controlling Privatabrechnung
- Unterstützung des Managements und der Organisation des Sekretariats
- Sie bringen eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Bürokauffrau bzw. Bürokaufmann, Kauffrau bzw. Kaufmann für Bürokommunikation oder eine vergleichbare Berufsausbildung inklusive Fremdsprachenausbildung mit
- Berufserfahrungen in einer vergleichbaren Position und im Gesundheitswesen sind von Vorteil
- Sie sind versiert im Umgang mit gängigen MS Office Programmen und verfügen über sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Weiterhin besitzen Sie ein offenes und sicheres Auftreten und eine eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise sowie exzellente Kommunikationsfähigkeiten
- Ein stets freundliches Auftreten, Organisationstalent, Zuverlässigkeit und eine hohe Einsatzfreude in einem dynamischen Umfeld runden Ihr Profil ab
- Tarifvertragliche Vergütung, attraktive betriebliche Altersvorsorge
- 30 Tage Urlaub
- Nachhaltig unterwegs: Jobticket (Deutschlandticket)
- Familienfreundliches Arbeitsumfeld: Kooperationen zur Kinderbetreuung, Zuschuss zur Kinderferienbetreuung, Beratung für Beschäftigte mit pflegebedürftigen Angehörigen
- Vielfältige Gesundheits-, Präventions- und Sportangebote
Hinweis: Das UKHD unterliegt den Bestimmungen des Infektionsschutzgesetzes. Daher ist für alle am UKHD beschäftigten Personen ein gültiger Masern-Immunitätsnachweis notwendig.
Das UKHD lebt Vielfalt und schätzt die Diversität.
Unabhängig von Alter, Geschlecht, sexueller Identität, Behinderung, Herkunft oder Religion bieten wir allen die gleichen Chancen. Wenn ein Geschlecht in einem bestimmten Bereich unterrepräsentiert ist, legen wir besonderen Wert darauf, diesem Ungleichgewicht entgegenzuwirken. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung geben wir Menschen mit Schwerbehinderung Vorrang bei der Berücksichtigung für offene Stellen.