Job Description
Wir suchen zum frühestmöglichen Zeitpunkt für das Vorzimmer des Dezernenten für Arbeit, Jugend und Soziales eine
Assistenz (m/w/d) des Dezernenten, 100%
Kennziffer 244 / 24 / IV
Zu Ihren Aufgaben gehören:
Alle Assistenz-, Organisations- und Sekretariatsaufgaben, die im Vorzimmer des Dezernenten anfallen. Dazu gehört u.a. die
- selbstständige Planung, Koordination und Überwachung von Terminen
- Organisation und Vor- und Nachbearbeitung von Besprechungen und Sitzungen, Zusammenstellung und Aufbereiten von Informationen
- Erledigung der Korrespondenz (Bearbeitung des Schriftverkehrs, des Postein- und -ausgangs, von E-Mails) sowie telefonischer Anfragen
- Steuerung und Überwachung von Arbeitsaufträgen im Dezernat, Fristenkontrolle
- allgemeine organisatorische Aufgaben (z. B. Beschaffung von Büromaterial)
- Zuarbeit der Mitarbeitenden der Stabstelle
Wir erwarten von Ihnen:
- abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann (m/w/d) für Bürokommunikation, als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation sowie idealerweise einschlägige Berufserfahrung im Bereich Sekretariat bzw. Büroorganisation
- Koordinations- und Organisationstalent
- sehr gute Kenntnisse im Umgang mit den gängigen EDV-Programmen (insbesondere MS-Office)
- sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift
- hohes Maß an Selbstständigkeit, Leistungsbereitschaft, Eigenverantwortung, Genauigkeit sowie Service- und Kundenorientierung
- Loyalität, Diskretion, Flexibilität sowie Belastbarkeit
- freundliches und sicheres Auftreten, Kommunikationsgeschick
Wir bieten Ihnen:
- bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen eine unbefristete Stelle in Entgeltgruppe 9a TVöD
- spannende und herausfordernde Aufgaben in einem motivierten Team
- flexible Arbeitszeiten
- sehr gute und vielseitige interne sowie externe Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- vielfältige Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements mit abwechslungsreichen Betriebssportmöglichkeiten
- einen Fahrtkostenzuschuss von 75% für das Deutschland-Ticket für den öffentlichen Personennahverkehr oder ein Radfahrkilometergeld
- Kantine und Kiosk
- die im öffentlichen Dienst übliche zusätzliche Altersvorsorge
- Betriebskindertagesstätte
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