Job Description
Das Zukunftszentrum bündelt und integriert Aktivitäten aus Forschung, Dialog und Kultur unter einem Dach. Es schafft eine Plattform für Ausstellungen, Forschungsprojekte, Veranstaltungen, Dialog- und Vernetzungsformate und ist dabei vor allem ein Ort der Mitgestaltung.
Unter der Einbindung von Bürgerinnen und Bürgern sowie Vertreterinnen und Vertretern aus Wissenschaft, Kunst und Kultur sollen Umbruchserfahrungen aus Deutschland sowie aus ost- und mitteleuropäischen Ländern sichtbar gemacht und neue Perspektiven auf die Geschichte der Transformation entwickelt werden.
Gleichzeitig sollen Debatten über zukünftige Herausforderungen angestoßen werden. Wir legen Wert auf Zusammenhalt und Gemeinschaft – das gilt nicht nur für unsere fachlichen Schwerpunkte, sondern auch für unsere Arbeitskultur. Wir setzen auf eine partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen Leitung, Verwaltung und Fachbereichen und pflegen einen offenen, loyalen Umgang miteinander. Dabei legen wir Wert auf die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.
Als Organisation im Aufbau bieten wir unseren Mitarbeitenden die Möglichkeit, die Strukturen und Abläufe des Zukunftszentrums aktiv mitzugestalten. Daher sind wir stets auf der Suche nach ideenreichen Menschen, die Verantwortung übernehmen und bereichsübergreifend kreative, moderne Arbeitsweisen etablieren wollen
Mit dem Zukunftszentrum für Deutsche Einheit und Europäische Transformation entsteht in Halle (Saale) ein offener Ort für Diskurs, Diskussion und die Bearbeitung umfassender Fragen der Transformation und des Strukturwandels von Gesellschaften. Diese Fragen werden unter wissenschaftlichen, gesellschaftspolitischen und alltagsnahen lebensweltlichen Aspekten betrachtet. Das Zukunftszentrum wurde im Sommer 2024 gegründet und befindet sich derzeit im Aufbau. Vertreten durch das Bundeskanzleramt übernimmt der Bund derzeit die Rolle des alleinigen Gesellschafters des Zukunftszentrums. Bis 2030 sollen rund 200 Mitarbeitende für das Zukunftszentrum tätig sein.
Wir suchen eine
ASSISTENZ DER GESCHÄFTSFÜHRUNG (W/M/D)
STANDORT HALLE (SAALE) | VOLLZEIT MIT MÖGLICHKEIT ZU TEILZEIT NACH INDIVIDUELLER VEREINBARUNG | VERGÜTUNG BIS ZU TVÖD E 9A | UNBEFRISTET | AB SOFORT
Als Assistenz der Geschäftsführung unterstützt Du die Geschäftsführung des Zukunftszentrums im operativen Tagesgeschäft in allen organisatorischen und administrativen Belangen. Du bist die erste Anlaufstelle für externe Anfragen und die zentrale Ansprechperson für übergreifende organi satorische Unterstützungsbedarfe des Teams.
- Du unterstützt die Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen Belangen, unter anderem bei der Planung und Organisation von Terminen, Besprechungen, Events und Geschäftsreisen.
- Du übernimmst die Vorbereitung und Erstellung von interner und externer Korrespondenz.
- Du unterstützt bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen und geschäftlichen Analysen sowie deren Publikation und Kommunikation.
- Du wirkst bei der Vor- und Nachbereitung von Gremien- und Aufsichtsratssitzungen, Gesellschafterversammlungen sowie sonstigen Besprechungen und Veranstaltungen mit.
- Du bist der Erstkontakt für externe Anfragen (z. B. Presseanfragen) und koordinierst diese innerhalb des Teams.
- Du unterstützt das Team des Zukunftszentrums bei organisatorischen Unterstützungsbedarfen.
- Du wirkst mit beim Aufbau, der Organisation und der Weiterentwicklung von internen Prozessen und Abläufen in Deinem Aufgabenbereich.
- In der Aufbauphase des Zukunftszentrums übernimmst Du bei Bedarf flexibel Aufgaben außerhalb Deines Aufgabengebiets.
Auf jeden Fall:
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, wie zum Beispiel Kauffrau oder -mann für Büromanagement, Industriekauffrau oder -mann oder eine vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung in der Assistenz einer Geschäftsführung oder vergleichbare Erfahrung
- Erfahrung mit gängigen Projektmanagementmethoden
- Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Produkten, zum Beispiel Outlook, PowerPoint, Word
- Kommunikationsfähigkeit und ein souveränes Auftreten
- Koordinations- und Organisationsfähigkeit
- Zuverlässigkeit
- Diskretion und Loyalität
- Durchsetzungsfähigkeit
- Hohes Engagement
- Fähigkeit zu kooperativem Arbeiten im Team
- Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie die selbstständige Verwendung der englischen Sprache
Im besten Fall:
- Erste Berufserfahrung in der Zusammenarbeit mit der Öffentlichen Verwaltung beziehungsweise mit den Strukturen der Öffentlichen Verwaltung
- Erste Berufserfahrung und Kenntnisse im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit
- Eine sinnstiftende Tätigkeit und die Möglichkeit, aktiv an der Stärkung einer demokratischen, modernen Gesellschaft und des gesellschaftlichen Zusammenhalts mitzuwirken
- Gestaltungsmöglichkeiten beim Aufbau einer neugegründeten Organisation
- Hohe Flexibilität im Alltag durch Vertrauensarbeitszeit und einen großzügigen Arbeitszeitrahmen
- Ermöglichung des mobilen Arbeitens nach individueller Vereinbarung. Grundsätzlich orientieren wir uns an folgender Regelung: 60% mobiles Arbeiten / 40% Präsenz vor Ort pro Monat
- Eine ermöglichende Haltung im Bereich der persönlichen und fachlichen Weiterbildung
- Einen gemeinsamen wöchentlichen Kooperationstag im Büro, um als Team und Gemeinschaft zu wachsen
- 30 Urlaubstage im Jahr plus Weihnachten und Silvester arbeitsfrei
- Eine Vergütung bis zu Entgeltgruppe E 9a des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund)