Job Description
Die Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn ist eine internationale Forschungsuniversität mit einem breiten Fächerspektrum. 200 Jahre Geschichte, rund 31.500 Studierende, mehr als 6.000 Beschäftigte und ein exzellenter Ruf im In- und Ausland: Die Universität Bonn zählt zu den bedeutendsten Universitäten Deutschlands und wurde als Exzellenzuniversität ausgezeichnet.
Das Geographische Institut der Universität Bonn (GIUB) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet und in Teilzeit eine*n
Büroangestellte*n
(50%)
Am Geographischen Institut, das insgesamt ca. 150 Beschäftigte umfasst, forschen und lehren 15 Professor*innen, die von einem Zentralbereich und Sekretariaten (ein Assistenzpool ist in Diskussion) administrativ entlastet und unterstützt werden. Die Stelle ist dem Bereich Entwicklungsforschung (Prof. Dr. Lisa Schipper und Prof. Dr. Jessica Budds) zugeordnet und unterstützt die Arbeitsgruppen in verschiedenen Verwaltungsaufgaben.
- Allgemeine Sekretariats- sowie Verwaltungsaufgaben
- Verwaltung der Haushalts- und Drittmittelkonten: Rechnungskontrolle, Zuordnung und Anweisung von Rechnungen, Buchungsüberwachung mit BUDCON (SAP), Erfassung der Ausgaben und Einnahmen
- Unterstützung beim Einstellungsprozess von Personal
- Durchführung von Bestellung in SRM (SAP)
- Bearbeitung von Reisekosten
- grundlegende Aktualisierung der Webseiten der Forschungsgruppe
- Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen (Workshops) und Organisation von studentischen Lehrveranstaltungen (Modulen, Exkursionen, Feldarbeiten inkl. deren Abrechnung)
- Unterstützung bei der administrativen Betreuung von Lehrveranstaltungen (z. B. Eintrag ins Vorlesungsverzeichnis), Unterstützung bei der Lehrkoordination (z. B. Klausuraufsicht)
- Hilfestellung beim Verfassen von Pressemitteilungen
- Gästebetreuung, Beantwortung von Anfragen und selbständige Korrespondenz auf Deutsch und Englisch
- eine abgeschlossene Berufsausbildung in einem einschlägigen Büro- oder Verwaltungsberuf oder gleichwertige, nachgewiesene Kenntnisse und berufliche Erfahrung,
- Erfahrung in Budgetüberwachung, Mittelverwaltung und Rechnungsabwicklung,
- sehr gute Anwendungskenntnisse der gängigen Bürosoftware (Word, Excel, PowerPoint),
- Erfahrungen mit der Anwendung von SAP oder gleichwertiger Systeme,
- idealerweise Erfahrung mit universitären Abläufen im Verwaltungsbereich,
- idealerweise Erfahrung im Kommunikationsmanagement,
- sicherer Umgang in der deutschen Sprache sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift,
- Sie sind zuverlässig, organisiert, engagiert, teamorientiert (auch unter Zeitdruck) und bereit, sich neuen Herausforderungen zu stellen,
- Sie haben Freude am Umgang mit Menschen als Teil eines Dienstleitungsteams.
- eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in dynamischen und aufgeschlossenen Arbeitsgruppen am Geographischen Institut bei einem der größten Arbeitgeber der Region,
- universitätsinterne Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
- eine betriebliche Altersversorgung (VBL),
- zahlreiche Angebote des Hochschulsports,
- eine sehr gute Anbindung an den ÖPNV durch die zentrale Lage in Bonn sowie die Möglichkeit kostengünstige Parkangebote zu nutzen,
- Entgelt nach Entgeltgruppe 8 TV-L.
Die Universität Bonn setzt sich für Diversität und Chancengleichheit ein. Sie ist als familiengerechte Hochschule zertifiziert. Ihr Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Sie fordert deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.
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