Job Description
ABTEILUNG QUANTUM INFORMATION & TECHNOLOGIES | EG 10 TV-L | VOLLZEIT | UNBEFRISTET
Die Universität Stuttgart ist mit rund 24.000 Studierenden, mehr als 5.000 Beschäftigten und ihrem sehr hohen Drittmittelaufkommen eine der führenden technisch orientierten Universitäten mit weltweiter Ausstrahlung.
In der Abteilung Quantum Information & Technologies1 des Instituts für Funktionelle Materie und Quantentechnologien der Universität Stuttgart ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Position zu besetzen:
Sekretariat und Verwaltung mit Finanzen (unbefristet, 100 %)
Die Vergütung erfolgt bis zu Entgeltgruppe 10 bei entsprechender Qualifikation.
die Administration, Organisation & Assistenz:
- Selbstständige Büroorganisation und Management des Sekretariats
- Bearbeitung von Personalangelegenheiten
- Kontinuierliche Optimierung der administrativen Abläufe in der Abteilung
- Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen sowie Organisation von Beschaffungen
- Bearbeitung studentischer Angelegenheiten
- Termin- und Reiseplanung
- Organisation von Veranstaltungen, Workshops, Konferenzen, Lehrveranstaltungen und Prüfungen
Finanzaufgaben & Controlling:
- Selbstständige und eigenverantwortliche Koordination des Finanzmanagements der Abteilung
- Selbstständige Projektverwaltung von Drittmittelprojekten, mit u. a. Abstimmung und Korrespondenz mit den Projektpartnern und selbstständiger Finanzplanung
- Eigenständige Mittel- und Verwendungsplanung, Controlling, Koordination der Mittelabrufe
- Finanzberichte und -prüfungen
- Eigenständige Kommunikation mit Projektträgern und Ansprechpartner für interne und externe Rückfragen
- Bearbeitung aller Rechnungseingänge und Inventarisierung
sowie Kommunikation:
- Internationale Korrespondenz inkl. Betreuung von Gastwissenschaftler/innen sowie mit außeruniversitären Entscheidungsträgern
- Korrektur englischer und deutscher Texte
- Mitarbeit in der Öffentlichkeitsarbeit und Pflege des Webauftritts des Instituts
Für die ausgeschriebene Position suchen wir eine engagierte Fachkraft mit umfassender Erfahrung in der Verwaltung und idealerweise im Finanzcontrolling. Ein souveräner Umgang mit dem PC, einschließlich Windows, Office (insbesondere Excel) und idealerweise SAP, ist Voraussetzung. Wir erwarten hervorragendes Organisationstalent, Problemlösefähigkeit und Zuverlässigkeit. Zudem sollten Sie Freude an einer eigenständigen Arbeitsweise und der Übernahme von Verantwortung haben. Interkulturelle Kommunikationsfähigkeit und Dienstleistungsorientierung runden Ihr Profil ab. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind ebenfalls erforderlich. Sie sollten idealerweise Kenntnisse in der administrativen Abwicklung von Drittmittelprojekten, insbesondere in Bezug auf EU-Projekte sowie Förderungen durch das BMBF und die DFG, mitbringen. Sie passen sehr gut zu uns, wenn Sie sich durch überdurchschnittlichen Einsatz, Freude am selbstständigen Arbeiten, die Fähigkeit, flexibel auf die verschiedensten Arbeitsumstände und Erfordernisse zu reagieren sowie auch die Bereitschaft, sich zügig einzuarbeiten, auszeichnen. Ideal wäre eine mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Stellung. Kenntnisse der öffentlichen Verwaltung sind von Vorteil.
- Vielfältige, spannende, abwechslungsreiche Aufgaben in Zusammenarbeit mit einem internationalen Forschungsteam mit Verantwortung und eigenen Gestaltungsmöglichkeiten
- Angenehmes Arbeitsklima mit flexiblen Arbeitszeiten
- Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Zusätzliche Altersvorsorge
- Möglichkeit zur Teilnahme am JobTicketBW, Zuschuss zum öffentlichen Nahverkehr, oder JobBike BW
- Ein aktives betriebliches Gesundheitsmanagement sowie vielseitige Sportangebote des Hochschulsports
- Ein vielfältiges Fort- und Weiterbildungsangebot
- Vergütung nach TV-L Leistungen des öffentlichen Dienstes (bis zu Entgeltgruppe 10 bei entsprechender Qualifikation)
- Vollzeitstellen sind grundsätzlich teilbar