Job Description

Als Public-Health-Institut setzen wir uns aktiv für die Gesundheit der Bevölkerung in Deutschland ein. Daran arbeiten und forschen im Robert Koch-Institut jeden Tag gemeinsam 1.500 Menschen aus über 52 Nationen.

Unser Team FG 14 – Angewandte Infektions- und Krankenhaus­hygiene freut sich auf Ihre Bewerbung!

Mitarbeiterin / Mitarbeiter Sekretariat

Geschäftsstelle der KRINKO (m/w/d)

• Arbeitsbeginn nächstmöglich
• Befristung unbefristet
• Standort Berlin
• Bewerbungsfrist 13.10.2024
• Vergütung bis E 7 TVöD
• Referenznummer 1183121 | 098/24

Organisatorische Mitarbeit in der Geschäfts­stelle der Kommission für Infektions­prävention in medizinischen Einrichtungen und in Einrichtungen und Unternehmen der Pflege und Eingliederungs­hilfe (KRINKO):

• organisatorische Vor- und Nachbereitung der Sitzungen der KRINKO und der jeweiligen Arbeitsgruppen der KRINKO
• Implementierung und Durchführung einer digitalen Abfrage und Auswertung der Selbsterklärungen der Kommissions­mitglieder
• Unterstützung bei der:
  • Erstellung von Sitzungs­protokollen
  • Einleitung von Anhörungs­verfahren und Zusammenstellung der Ergebnisse
  • redaktionellen Bearbeitung und Prüfung von Druckfahnen in deutscher und englischer Sprache
  • Beantwortung externer Anfragen
  • Erstellung und Anpassung von Dokumenten zur Prozess­koordination der Arbeit der Geschäfts­stelle der KRINKO
• Kommunikation mit den Mitgliedern der KRINKO

Allgemeine Sekretariats­aufgaben:

• Vor- und Nachbereitung von Dienstreisen
• Organisation von Besprechungen und Terminen
• Planung, Koordination und Durchführung von Veranstaltungen
• Verwaltung der Funktions­postfächer des Fachgebiets
• Entgegennahme, Priorisierung und Weiterleitung von telefonischen und schriftlichen Anfragen
• Bestellungen und Budgetkontrolle für Labor und Büro mithilfe eines elektronischen Bestellsystems

Formale Voraussetzungen

• eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungs­fachangestellte/​‑r, Kauffrau/​Kaufmann für Büromanagement oder Bürokommunikation oder eine vergleichbare Qualifikation

Bei ausländischen Bildungs­qualifikationen benötigen wir einen Nachweis über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss.

Kenntnisse und Erfahrungen

• mehrjährige Berufserfahrung im Büro- und Verwaltungs­bereich
• sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Programmen und modernen Kommunikations­medien
• Erfahrung mit Präsentations­techniken
• allgemeine Verwaltungs­kenntnisse
• erste Erfahrungen in der Projektarbeit
• Sprachkenntnisse (CEFR-Niveau): Deutsch C2, Englisch mind. B2

Wünschenswerte Erfahrungen

• in der Arbeit mit einem digitalen Dokumenten-Management-System
• im Veranstaltungs­management
• mit Literaturverwaltungs­programmen (z. B. Endnote oder Reference Manager)

Persönliche Kompetenzen

• Organisationsfähigkeit mit sinnvoll strukturierter Arbeitsweise und Überblick über die eigenen Aufgaben
• Flexibilität bei neuen Aufgaben und Veränderungen im Arbeitsumfeld
• Adressatenorientierung durch klaren, verständlichen schriftlichen sowie mündlichen Ausdruck
• Leistungsbereitschaft und ein hohes Engagement bei neuen Aufgaben
• Kommunikationsfähigkeit und zuvorkommendes, freundliches und wertschätzendes Verhalten gegenüber anderen
• Kooperations‑​/​Teamfähigkeit für ein gemeinsames Ergebnis

• 30 Tage Urlaub und dienstfreie Tage an Heiligabend und Silvester
• bis zu 50 % mobile Arbeit möglich
• transparente Bezahlung gemäß Tarifvertrag inkl. Jahres­sonderzahlung und regelmäßigen Entgelt­erhöhungen
• sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
• unbefristete Anstellung
• flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeit und Teilzeit­möglichkeiten
• individuelle Fortbildungsmöglichkeiten und ein breiter Trainings­katalog für die persönliche Weiterentwicklung
• Sportangebote wie Yoga, Laufveranstaltungen, Kooperationen mit Fitness Studios u. v. m.
• Eltern-Kind-Büros in allen Liegenschaften für Notfall­betreuung
• Deutschlandticket-Job mit Zuschuss

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