Job Description
Wir sind ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich der medizinischen und naturwissenschaftlichen Ausbildung und konzentrieren uns auf Innovationen, um die medizinische Versorgung und das Gesundheitswesen durch die Qualität, den Umfang und die globale Reichweite relevanter Ausbildungs- und Simulationsprodukte zu verbessern.
Mit einer weltweiten Präsenz und einer wachsenden Markenfamilie fördern wir kulturelle Vielfalt, Eigenverantwortung, Innovationsgeist und Teamwork. Eine professionelle und integrative Unternehmenskultur ermöglicht es unseren engagierten Beschäftigten, eine dauerhafte Karriere anzustreben und sich innerhalb eines dynamischen Umfelds kontinuierlich beruflich weiterzuentwickeln.
Für unser Büro in der Hamburger Zentrale suchen wir zum nächstmöglichen Termin eine:
Assistenz der Geschäftsführung (w/m/d)
Du unterstützt unseren Executive Vice President für Sales & Marketing und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Backoffice. Du übernimmst Verantwortung für eine Vielzahl von Aufgaben, die ein ausgeprägtes Organisationstalent, ein Auge für Details und einen diskreten Umgang mit sensiblen Informationen erfordern.
Aufgaben und Verantwortlichkeiten
- Komplexe Terminplanung: Verwaltung des persönlichen Kalenders des Geschäftsführers (Planung von Terminen, Besprechungen und Reisevorbereitungen) sowie das Führen weiterer Terminkalender von Führungskräften der obersten Managementebene
- Vorbereitung, Bearbeitung und strukturierte Ablage von Dokumenten, Berichten und Präsentationen
- Wirken als Bindeglied zwischen dem Geschäftsführer und internen/externen Steakholdern
- Professionelle, teilweise vertrauliche Kommunikation über diverse Kanäle, einschließlich E-Mails und Telefonaten
- Reiseplanung: Planung/Buchung internationaler Reisen, oft mit mehreren Stopps in verschiedenen Zeitzonen; Erstellung detaillierter Reisepläne und Sicherstellung, dass alle erforderlichen Reisedokumente vorliegen, einschließlich notwendiger Visaanträge
- Organisation interner und externer Besprechungen/Veranstaltungen, einschließlich der Vorbereitung einer Tagesordnung und Nachverfolgung von festgelegten Aktivitäten/Maßnahmen
- Unterstützung beim Projektmanagement und Terminüberwachung von Maßnahmen (Fristenüberwachung, Fortschrittskontrolle und Erstellung von Statusberichten)
- Recherchearbeiten und Zusammenstellung von Informationen als Entscheidungsgrundlagen
- Führung eines strukturierten Ablagesystems (digitale und gedruckte Vertragsdokumente) sowie Sicherstellung, dass alle Dokumente auf dem neuesten Stand sind
- Organisation, Koordinierung und Teilnahme an Veranstaltungen des Unternehmens nach Bedarf
- Unterstützung bei persönlichen Anliegen des Geschäftsführers nach Bedarf (Ad-hoc-Anfragen, Sonderprojekte)
Anforderungen
- Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft, Management oder einem verwandten Bereich
- Mindestens 5 Jahre Erfahrung als Assistenz der Geschäftsleitung oder in einer ähnlichen Funktion, vorzugsweise als Unterstützung leitender Angestellter
- Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und effizientes Zeitmanagement
- Selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise gepaart mit der Fähigkeit, Aufgaben in einem dynamischen Umfeld effektiv zu priorisieren
- Lösungsorientierung und ein Auge für Details
- Professionelle Kommunikation (schriftlich und mündlich) in Deutsch und Englisch
- Diskretion und eine ausgeprägte interkulturelle Kompetenz
- Professioneller Umgang mit Microsoft Office 365
- Eigeninitiative, Loyalität und Engagement
- Starke Identifikation mit unseren Unternehmenswerten: Verantwortungsbewusstsein, Mut zum Handeln und Zusammenarbeit
Bist du auf der Suche nach einem dynamischen und innovativen Arbeitsumfeld, in dem deine Ideen geschätzt werden und deine harte Arbeit Anerkennung findet? Dann suche nicht weiter! Bei 3B Scientific bieten wir eine integrative und unterstützende Firmenkultur mit flachen Hierarchien, die Kreativität und Eigeninitiative fördert. Neben flexiblen Arbeitszeiten bieten wir ein wettbewerbsfähiges Gehalts- und Benefit Paket sowie interessante Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung.
Gemeinsam mit dir können wir etwas in der medizinischen Ausbildung und im Gesundheitswesen bewirken!
Wir freuen uns auf deine Bewerbung mit Angabe deines frühestmöglichen Eintrittstermins und deiner Gehaltsvorstellung.
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