Job Description
Assistenz der Amtsleitung (m/w/d)
Wir suchen Sie für das Amt für Digitalisierung, Organisation und IT (DO.IT) der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist in Vollzeit und unbefristet zu besetzen.
Das Amt für Digitalisierung, Organisation und IT der Landeshauptstadt Stuttgart ist der zentrale Ansprechpartner und Service-Dienstleister für alle Ämter und Eigenbetriebe. Unser Ziel ist es, die digitale Transformation der Verwaltung aktiv zu gestalten und voranzutreiben. Die Amtsleitung spielt hierbei eine zentrale Rolle, indem sie strategische Entscheidungen trifft und die Umsetzung wichtiger Projekte steuert.
- Sie sind verantwortlich für die Durchführung allgemeiner Sekretariatsaufgaben wie Erstellen und Bearbeiten von Schriftverkehr sowie Verteilung von Post und E-Mails
- als erste Ansprechperson sind Sie für die Koordination und Verwaltung von Terminen und Besprechungen, einschließlich der sorgfältigen Vorbereitung und Nachbereitung von Unterlagen für Meetings und Gremien zuständig
- die Organisation und Buchung von Dienstreisen sowie die Erstellung und Bearbeitung der entsprechenden Reiseunterlagen und -abrechnungen gehören mit zu Ihren Aufgaben
- die Erstellung und Aufbereitung digitaler Dokumente unter Verwendung von MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint) gehört auch zu Ihren Aufgaben
- Sie pflegen und verwalten Daten und Dokumente zur Sicherstellung einer effizienten und geordneten Ablage
Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.
- eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement mit Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich oder eine vergleichbare Qualifikation
- fundierte Kenntnisse im Umgang mit MS-Office (Word, Excel, PowerPoint) sowie ein Interesse an Digitalisierung und IT, einschließlich Social Media
- Erfahrung in der Organisation und Koordination von Terminen und Besprechungen sowie die Vor- und Nachbereitung von Unterlagen für Meetings und Gremien, vorzugsweise in einer größeren Verwaltung oder Organisationseinheit
- selbständige und strukturierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, eigenverantwortlich Aufgaben der sachbearbeitenden Unterstützung der Amtsleitung zu übernehmen
- hohe Serviceorientierung, gute Kommunikationsfähigkeit und ein freundliches Auftreten im Publikumsverkehr
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- aktive Mitgestaltung und Aufbau des neuen Assistenzteams
- einen zukunftssicheren Arbeitsplatz
- Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten
- persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
- Gesundheitsmanagement und Sportangebote
- ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV
- das Fahrradleasing-Angebot "StuttRad"
- betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
- Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte – bis zu 150 € monatlich
- vergünstigtes Mittagessen
Wir bieten Ihnen eine Stelle der Entgeltgruppe 7 TVöD.
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