Job Description
Mitarbeiter/-in Bezirksvorsteherin / Bürgerinfo (m/w/d)
Wir suchen Sie für das Bezirksamt Untertürkheim der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist in Teilzeit (75 %) und unbefristet zu besetzen.
Zum Bezirksamt Untertürkheim gehören die Dienststellen Allgemeine Verwaltung, Standesamt sowie Bürgerservice Soziale Leistungen mit Wohngeld, Grundsicherung im Alter und Rentenservice. Im Stadtbezirk Untertürkheim leben rund 16.400 Menschen. Sie agieren an der Schnittstelle zwischen den Einwohner/-innen des Stadtbezirks, den Vereinen, Institutionen und Einrichtungen anderer Träger, dem Bezirksbeirat und den Fachämtern sowie den Referaten der Stadtverwaltung.
- Sie übernehmen die Koordinierung und selbständige Bearbeitung der internen und externen Kommunikation (E-Mail, Telefon, Post) sowie die Terminplanung und Kalenderführung für die Bezirksvorsteherin
- Sie sind verantwortlich für die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Terminen
- Sie stehen in Verbindung mit und sind der Erstkontakt zu lokalen Vereinen, Einrichtungen und Institutionen im Stadtbezirk, städtischen Fachämtern und Referaten sowie externen Behörden und Organisationen
- die Organisation und Teilnahme an repräsentativen Veranstaltungen des Bezirksamtes, an Beteiligungsformaten der Fachämter sowie bei Wahlen gehören ebenfalls zu Ihren Aufgaben
- Sie übernehmen die Vertretung für das Aufgabengebiet der Geschäftsstelle des Bezirksbeirats, dem politischen Gremium im Stadtbezirk
- Sie sind zuständig für die Abläufe in der Bürgerinfo, d. h. Sie informieren über alle grundsätzlichen Fragen zu städtischen Aufgaben und Dienstleistungen des Bezirksrathauses und nehmen sich der Anliegen der Einwohner/-innen an, bei Bedarf vermitteln Sie an die Dienststellen im Bezirksrathaus oder an die entsprechenden städtischen Fachämter oder externen Behörden
Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.
- eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsangestellte/-r oder als Kaufmann / Kauffrau für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
- mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- / Sekretariatsbereich und im öffentlichen Sektor ist von Vorteil
- versierter Umgang mit EDV-Anwendungen (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, Lotus Notes), dem Internet und gute Kenntnisse im Einrichten von Videokonferenzen
- sehr gute kommunikative Fähigkeiten, Organisationsgeschick, sicheres und freundliches Auftreten und gute Umgangsformen
- strukturierte Arbeitsweise, souveräner Umgang mit Arbeitsspitzen, Flexibilität hinsichtlich verschiedener Aufgabenstellungen sowie entsprechende Lernbereitschaft
- hohes Maß an Sozial- und Teamkompetenz, eigenständige, verantwortliche Arbeitsweise, Diskretion und gutes Zeitmanagement
- einen zukunftssicheren Arbeitsplatz
- Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle und die Möglichkeit, mobil bzw. im Homeoffice zu arbeiten
- persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch unseren BildungsCampus
- Gesundheitsmanagement und Sportangebote
- ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV
- das Fahrradleasing-Angebot "StuttRad"
- betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
- Stuttgart-Zulage für Tarifbeschäftigte – bis zu 150 € monatlich
- attraktive Personalwohnungen im Stadtgebiet Stuttgart
Wir bieten Ihnen eine Stelle der Entgeltgruppe 8 TVöD.
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