Job Description

Steigen Sie ein in die faszinierende Welt des Deutschen Zentrums für Luft- und Raumfahrt (DLR), um mit Forschung und Innovation die Zukunft mitzugestalten! Mit dem Know-how und der Neugier unserer 11.000 Mitarbeitenden aus 100 Nationen sowie unserer einzigartigen Infrastruktur bieten wir ein spannendes und inspirierendes Arbeitsumfeld. Gemeinsam entwickeln wir nachhaltige Technologien und tragen so zur Lösung globaler Herausforderungen bei. Möchten Sie diese große Zukunftsaufgabe mit uns zusammen angehen? Dann ist Ihr Platz bei uns!

Für unser Institut für Systems Engineering für zukünftige Mobilität in Oldenburg suchen wir für unsere drei wissenschaftlichen Abteilungen jeweils eine/n

Kauffrau/-mann für Büromanagement o. ä. (w/m/d)
als Assistenz in den wissenschaftlichen Abteilungen

Möchten Sie die Mobilität der Zukunft prägen und nachhaltige, autonome Verkehrssysteme mitgestalten? Dann sind Sie bei uns genau richtig! Als Informatikinstitut am Wissenschaftsstandort Oldenburg mit etwa 100 Mitarbeitenden suchen wir Ihre Unterstützung, um gemeinsam die Herausforderungen der modernen Mobilität anzugehen.

Als Assistenz der Abteilungsleitung übernehmen Sie vielfältige administrative Aufgaben und arbeiten eng mit dem Leitungsteam zusammen. Sie koordinieren die Umsetzung von Abläufen und Prozessen der Abteilung und treiben kontinuierliche Verbesserungen voran. Dabei profitieren Sie von einem kollegialen Umfeld und der Expertise eines erfahrenen administrativen Teams, das Sie in Ihrer Rolle unterstützt.

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen die Abteilungsleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Sie optimieren und koordinieren interne Abläufe in der wissenschaftlichen Abteilung
• Sie erledigen klassische Sekretariatsaufgaben wie Terminplanung, Korrespondenz und Dokumentenmanagement und unterstützen bei der Planung und Organisation unterschiedlicher Veranstaltungsformen und Dienstreisen

Wir bieten:

• Tarifvertrag öffentlicher Dienst mit 30 Tagen Urlaub
• flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Vereinbarkeit von Job und Privatleben
• umfassendes Weiterbildungsangebot
• Jobticket
• Mitarbeiterrabatte

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau für Büro­management) oder alternativ andere für die Tätigkeit relevante Ausbildungs­gänge oder gleichwertige fachbezogene Kenntnisse und nachweisbare einschlägige Berufserfahrung
• Erfahrung in der Bearbeitung klassischer Büroprozesse (z. B. Termin-, Post-, Telefonmanagement etc.)
• Kenntnisse und Erfahrung in der stilsicheren und präzisen Erstellung von Protokollen
• Kenntnisse und Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen (insbesondere auch unterschiedliche Veranstaltungsformen und Dienstreisen inklusive der Anwendung des Bundesreisekostenrechts)
• Recherchekenntnisse
• Kenntnisse über die Beschaffung Waren und Dienstleistungen im öffentlichen Dienst (Kenntnisse über die öffentliche Vergabe von Aufträgen)
• Kenntnisse und Erfahrungen im Aufbau von Dokumenten- und Ablagesystemen
• anwendungsbezogene Microsoft-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Kenntnisse der DLR-Strukturen wünschenswert
• Kenntnisse über intern anzuwendende interne IT‑Tools (z. B. Webpostkorb, Reisebuchungsportal) von Vorteil

Das DLR steht für Vielfalt, Wertschätzung und Gleichstellung aller Menschen. Wir fördern eigenverantwortliches Arbeiten und die individuelle Weiter­entwicklung unserer Mitarbeitenden im persönlichen und beruflichen Umfeld. Dafür stehen Ihnen unsere zahlreichen Fort- und Weiterbildungs­möglichkeiten zur Verfügung. Chancengerechtigkeit ist uns ein besonderes Anliegen, wir möchten daher insbesondere den Anteil von Frauen in der Wissenschaft und Führung erhöhen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen bevorzugen wir bei fachlicher Eignung.

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