Job Description
Ein Spezialist für Facility Services.
Die Niederberger Gruppe ist ein infrastruktureller und technischer Gebäudedienstleister mit einer breiten Dienstleistungspalette rund um den Schwerpunkt Gebäudereinigung und Prüfdienstleistungen.
Im Kölner Süden ist der Sitz der NIEDERBERGER Gruppe Verwaltungs-GmbH. Hier ansässig ist die Geschäftsführung, die zentrale Buchhaltung, das Controlling, die allgemeine Verwaltung sowie der Vertrieb für die bundesweit 12 eigenständigen Betriebe der Niederberger Gruppe (www.niederberger.de).
Mitarbeiter/in Backoffice Organisation und Empfang (w/m/d)
für unseren Standort im Kölner Süden
in unbefristeter Festanstellung in Vollzeit (39/h Woche)
In dieser Funktion sind Sie die Stimme und das Gesicht der Niederberger Gruppe.
- Repräsentanz der Niederberger Gruppe nach Innen und Außen
- Bedienung der Telefonzentrale und Vermittlung
- Empfang und Bewirtung von Besuchern
- Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost für Brief und E-Mail-Verkehr
- Dokumentenverwaltung, Ablage und Wiedervorlage
- Bestellung von Getränken und Catering
- Einkauf und Organisation von Büroverbrauchsmaterialien
- Fuhrparkmanagement
- Sonstige administrative oder organisatorische Aufgaben wie Zuarbeit im Bereich der allgemeinen Verwaltung
- Koordination und Kontrolle von externen Dienstleistern (Reinigung, Pflanzenpflege)
- Koordination der Büro- und Küchenordnung
- Termin- und Reisemanagement für Mitarbeiter
- Terminmanagement inkl. Buchung sowie Vor- und Nachbereitung der Besprechungsräume
- Mithilfe bei der Organisation und Service bei Veranstaltungen / Schulungen
- Nach einer kaufmännischen Ausbildung haben Sie bereits einige Jahre Berufserfahrung im Bereich Backoffice / Empfang oder einer vergleichbaren Tätigkeit gesammelt
- Service- und Dienstleistungsorientierung stehen bei Ihnen ganz oben
- Sie sind ein echtes Organisationstalent
- Mit Ihrer Kommunikationsfähigkeit und Ihrem Auftreten finden Sie schnell Zugang zu Menschen – sowohl am Telefon als auch persönlich
- Unsere Besucher werden von Ihnen herzlich empfangen und betreut
- Diskretion und Vertrauenswürdigkeit sind für Sie selbstverständlich
- Die gängigen Office-Anwendungen beherrschen Sie routiniert
- Ihre Arbeitsweise ist strukturiert, ziel- und ergebnisorientiert
- Man kann sich jederzeit auf Sie verlassen
- Sie bringen fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift mit
- Geregelte Arbeitszeiten mit 39/h Woche
- Mo – Do von 8:00 Uhr – 17:00 Uhr und Freitag von 8:00 Uhr – 13:00 Uhr
- Einen zukunftsorientierten Arbeitsplatz in einem systemrelevanten Arbeitsumfeld
- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit vielfältigen Aufgaben
- Flache Hierarchien und eine transparente Kommunikation, bis hin zur Geschäftsführung
- Motivierte Arbeitskolleginnen und -kollegen in einer angenehmen, familiären Arbeitsatmosphäre
- Zielorientierte Weiterbildung durch Schulungen
- Einen gut ausgestatteten Arbeitsplatz in einem modernen 2-er Büro, in verkehrsgünstiger Lage
- Kostenfreie Getränke