Job Description
Der Verband der Internationalen Kraftfahrzeughersteller VDIK e.V. vertritt seit über 70 Jahren die Interessen der internationalen Pkw- und Nutzfahrzeughersteller in Deutschland. Dazu gehören derzeit 37 Marken aus 13 verschiedenen Ländern. Sie verkaufen hierzulande jährlich über eine Million Pkw, was einem Marktanteil von rund 40 Prozent entspricht, und setzen rund 100.000 Nutzfahrzeuge im Jahr ab.
Der VDIK bündelt an seinen Standorten Berlin und Bad Homburg die gemeinsamen Interessen der Mitgliedsunternehmen und vertritt diese insbesondere gegenüber Politik und Verwaltung, aber auch gegenüber der Öffentlichkeit. Daneben unterstützt der VDIK seine Mitglieder in allen einschlägigen Angelegenheiten mit grundsätzlicher Bedeutung für die Automobilbranche und steht bei fachspezifischen Themen beratend zur Seite.
Wir suchen ab dem 1. Oktober 2024 für unsere Geschäftsstelle in Berlin eine Assistentin bzw. einen Assistenten (m/w/d), unbefristet, in Vollzeit.
Werden Sie Teil eines hochprofessionellen Teams, und arbeiten Sie an der wohl umfassendsten Transformation in der Geschichte der Mobilität an entscheidender Stelle aktiv mit.
Es erwartet Sie ein anspruchsvolles und interessantes Betätigungsfeld mit im Wesentlichen folgenden Aufgaben:
- Inhaltliche und organisatorische Unterstützung des Geschäftsführers und der Referate im individuellen Tagesgeschäft, inklusive bei Aufgaben der Büroorganisation (u.a. Terminmanagement, Reisemanagement, Informationsmanagement und weitere anfallende Assistenzaufgaben)
- Organisation, Vor- und Nachbereitung verschiedener Termine, insbesondere interner Gremiensitzungen sowie interner und externer Gespräche
- Konzeption und Finalisierung von internen und externen Präsentationen
- Erledigung anfallender Korrespondenz in deutscher und gelegentlich auch englischer Sprache
- Elektronische Archivierung von Dokumenten und Vorgängen sowie Pflege von internen Datenbanken
- Unterstützung bei Sonderprojekten und -aufgaben nach Bedarf
- Unterstützung bei der Organisation und Koordination von Veranstaltungen und Empfängen
- Empfang, Betreuung und Bewirtung von Gästen und Besuchern
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder juristische Ausbildung, oder ein abgeschlossenes Bachelor-Studium (bspw. Rechtswissenschaften, Betriebswirtschaftslehre oder Kommunikationswissenschaften)
- Einschlägige Berufserfahrung in administrativen Tätigkeiten, Projekt- oder Teamassistenz oder vergleichbaren Tätigkeiten, insbesondere auf Geschäftsführungs- und/oder Vorstandsebene, von Vorteil
- Erfahrung im Umgang und in der Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools wie z.B. MS-Office 365, Teams, CRM-Systemen, Präsentationserstellung sowie Tools für Projektorganisation
- Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen
- Exzellenter mündlicher und schriftlicher Ausdruck – gute englische Sprachkenntnisse
Ihre persönlichen Kompetenzen
- Sie sind ein Teamplayer, aufgeschlossen, wertschätzend und hilfsbereit
- Sie sind flexibel, belastbar, durchsetzungsstark und verlieren auch in schwierigen Situationen nicht das Ziel aus den Augen
- Sie zeichnen sich durch Eigeninitiative, große Selbständigkeit, sowie ein hohes Maß an Flexibilität und Ergebnisorientierung aus
- Sie haben ein feines Gespür für den richtigen Ton bei einem selbstbewussten aber dennoch stets freundlichen Auftreten
- Absolute Vertraulichkeit und Diskretion, Zuverlässigkeit und Loyalität, Verantwortungsbewusstsein und Integrität
- Herausfordernde und abwechslungsreiche Tätigkeit
- Fundierte Einarbeitung in einem erfahrenen Team, das vertrauensvoll und wertschätzend zusammenarbeitet
- Freundliches, modernes Arbeitsumfeld
- Interessantes und vielfältiges Tätigkeitsfeld bei sehr kurzen Entscheidungswegen
- Kollegiales Arbeitsklima in einem motivierten und hilfsbereiten Team bei ausgewogener Work-Life-Balance inkl. der Möglichkeit von Remote Work