Job Description
Als Assistent*in / Sekretär*in unterstützen Sie die Abteilungsleitung bei allen organisatorischen und administrativen Abläufen und arbeiten teamübergreifend mit allen internen und externen Kontakten. Die Abteilung Reisemanagement beschäftigt sich mit allen relevanten Geschäftsprozessen rund um die Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen. Schwerpunkte bilden die Vertragsabschlüsse mit Leistungsträgern im Reisebereich, die Automatisierung und Digitalisierung der Geschäftsprozesse, die Buchung von Reisedienstleistungen, die Planung und Abwicklung projektbezogener Reiseleistungen und die Prüfung von Reisekostenabrechnungen.
Wir bieten
Ihnen in der Abteilung Reisemanagement in Mainz eine Beschäftigung als
Verwaltungs-Assistent*in / Sekretär*in
Voll- oder Teilzeit (38,5 Std./Woche) befristet bis zum 30.4.2027
Die Einstellung erfolgt zum frühestmöglichen Zeitpunkt.
- selbstständiges Ausführen aller vorkommenden Schreib- und Sekretariatstätigkeiten (Terminorganisation, Terminkoordination und Terminüberwachung, Bearbeiten und Verwaltung des (E-Mail-)Postein- und -ausgangs, digitale Postverteilung und -ablage, Bürobedarfsbestellungen, selbstständiges Verfassen von einfacher Korrespondenz etc.)
- organisatorische und administrative Unterstützung der Abteilungsleitung (z. B. Vorbereitung, Durchführung und Kontrolle von abteilungsinternen Vorgängen, Protokollführung, digitale Aktenverwaltung, Urlaubsplanung etc.)
- Datenbankpflege, Erstellen und Führen von Reports und Exceltabellen zur Optimierung der Abteilungsorganisation
- Unterstützung und Beratung der Reisenden bei der Nutzung der im ZDF eingesetzten Reisebuchungs- und Abrechnungssysteme
- Prüfung von einfachen Rechnungen
- abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und mehrjährige Berufserfahrung oder durch entsprechende gleichwertige Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung erworbene Kenntnisse
- engagiertes und sympathisches Auftreten sowie hohe Kommunikationsfähigkeiten
- ausgeprägte soziale Kompetenz, sehr gute Teamfähigkeit und Freude am Umgang mit Menschen
- Vertrauenswürdigkeit, Zuverlässigkeit und Diskretion
- gutes Planungs- und Organisationstalent
- versierter und sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen (Outlook, Word, EXCEL, PowerPoint, MS Teams)
- gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
- einen sicheren Arbeitsplatz
- familienfreundliche Angebote, für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf: Hierzu zählen u.a. eine Kita, eine Kinderferienbetreuung, ein Eltern-Kind-Büro und der Familienzuschlag.
- attraktive Rahmenbedingungen, wie z. B. eine gerechte Vergütung nach ZDF-Tarifvertrag, eine arbeitgeberfinanzierte Altersversorgung und 31 Tage Urlaub sowie Sonderurlaub zu bestimmten Anlässen
- ein offenes und diskriminierungsfreies Arbeitsklima – denn unsere Mitarbeiter*innen sind so vielfältig wie unser Programm.
- viele Angebote für Ihre Gesundheit – für Körper und Geist! Unser eigenes Fitnessstudio in Mainz, zahlreiche Sportgruppen und (Online-)Kurse warten auf Sie.
- eine leckere, vielfältige Job-Fit zertifizierte Kantine mit einem Nachhaltigkeitskonzept und sogar einem Essensgeldzuschuss.
- einen naturnahen ZDF-Campus im Herzen des Rhein-Main(z)-Gebiets mit kostenlosen Parkplätzen, Car- und Bike-Sharing, Jobticket oder Öko-Zuschuss und guter Anbindung an den ÖPNV.
Das ist noch lange nicht alles. Was wir sonst noch zu bieten haben, finden Sie hier.
Schwerbehinderte Menschen und ihnen gleichgestellte Menschen im Sinne des § 2 SGB IX werden bei gleicher persönlicher und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
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