Job Description
Innovativ. Interdisziplinär. International – mit diesen drei Worten lässt sich in aller Kürze zusammenfassen, was die Universität Tübingen zu einer Spitzenuniversität macht. Denn wir sehen uns in der Verantwortung, durch exzellente Forschung und Lehre Lösungen für die Herausforderungen der Zukunft in einer globalisierten Gesellschaft zu finden.
An der Universität Tübingen ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als
Assistenz im Büro der Rektorin (m/w/d; E 6 TV-L mit Zulage, 100 %)
unbefristet zu besetzen.
Das Aufgabengebiet umfasst die Unterstützung der Rektorin und Prorektor/innen bei allen anfallenden administrativen Aufgaben und Repräsentation des Rektoratsvorzimmers. Dies beinhaltet u. a.
- die zuverlässige Planung, Koordination und Überwachung der Termine der Rektorin und Prorektor/innen sowie die dazugehörigen nötigen Recherchen im Vorfeld
- die Organisation und Abrechnungsvorbereitung von In- und Auslandsdienstreisen
- die Erledigung der täglichen Ein- und Ausgangspost
- Vor- und Nachbereitung von Sitzungen hinsichtlich Sammlung, Vervielfältigung und Weiterleitung von Unterlagen
- Pflege von Ablagesystemen (Papier und digital) unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzbestimmungen
- Recherche und Aufbereitungstätigkeiten zu speziellen (Sach-)Themen
- Repräsentation des Rektoratsbüros am Telefon und im Vorzimmer
- Abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung
- Beherrschung der gängigen MS Office-Programme einschließlich der Terminverwaltung mit MS Outlook; Kenntnisse im Umgang mit Datenbanken
- Gute Englischkenntnisse
- Gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
- Eigenständige, strukturierte und verantwortungsvolle Arbeitsweise
- Ein hohes Maß an Kommunikationskompetenz
- Persönliche Integrität und absolute Verschwiegenheit
Von Vorteil ist Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung, insbesondere im Sekretariatsbereich.
Wir bieten attraktive Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, ein betriebliches Gesundheitsmanagement, eine betriebliche Altersvorsorge sowie einen Zuschuss zum Deutschland-Jobticket.
Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Die Universität setzt sich für die Ziele der Gleichstellung und Diversität ein und fördert aktiv Chancengleichheit. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.
View More