Job Description
Die ZBW – Leibniz-Informationszentrum Wirtschaft ist eine forschungsbasierte Informationsinfrastruktur für Wirtschaftswissenschaften und Mitglieder der Leibniz-Gemeinschaft. Die Einrichtung ist eine der weltweit größten ihrer Art und beherbergt mehr als 4 Millionen Medieneinheiten. Zudem ermöglicht sie den Zugang zu ca. 2,2 Millionen digitalen Volltexten. Die ZBW ist wissenschaftlich an die Christian-Albrechts-Universität zu Kiel angegliedert.
Wir suchen am Standort Hamburg oder Kiel zum nächstmöglichen Zeitpunkt Sie als
Assistenz (m/w/d) für den Personalrat (Zeitanteil 50%)
Das Entgelt erfolgt nach EG 6 TV-L. Die Stelle hat einen Umfang von 19,35 Stunden / Woche. Die Stelle ist gemäß § 14 Absatz 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) zunächst befristet, bis zum Ende der Amtszeit des aktuellen Personalrats (31.05.2027), aber mit Option auf Verlängerung.
- Organisation und Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der wöchentlichen Personalratssitzungen, von Monats- und Quartalsgesprächen sowie sonstiger Arbeitssitzungen und Personalratsveranstaltungen
- Erstellung von gerichtssicheren Protokollen der Sitzungen des Personalrats
- eigenständige Anfertigung und Verwaltung der Korrespondenz des Personalrats auf Basis seiner Beschlüsse
- allgemeine Assistenzaufgaben (Kommunikationsassistenz, Büroorganisation)
- Terminplanung und -koordination (einschließlich Wiedervorlage von Unterlagen)
Erforderlich sind:
- eine erfolgreich abgeschlossene dreijährige Ausbildung als Kauffrau:mann für Büromanagement, Justiz-, Verwaltungs- oder Rechtsanwalts(fach)angestellte:r oder eine vergleichbare anerkannte kaufmännische Ausbildung
- eine selbstständige, eigenverantwortliche und exakte Arbeitsweise, verbunden mit einer hohen Arbeitsmotivation
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gutes schriftliches Ausdrucksvermögen
- ein sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Programmen
- ein hohes Maß an Flexibilität, Verantwortungsbewusstsein, Organisationsgeschick und Zuverlässigkeit
- ein verbindliches und freundliches Auftreten und eine gute Kommunikationsfähigkeit gegenüber allen Ansprechpartnern
- Verschwiegenheit und Diskretion
Erwünscht sind:
- Berufserfahrung als Assistenz oder Mitarbeiter:in im Sekretariat eines Personal- oder Betriebsrats
- gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Freude an der Weiterentwicklung und Optimierung von Arbeitsprozessen im Rahmen der Digitalisierung
- Erfahrung in der Protokollführung
- Kenntnisse im Mitbestimmungsgesetz Schleswig-Holstein sowie in weiteren relevanten Rechtsgebieten (z.B. TV-L, Schwerbehindertenrecht, Arbeitsrecht)
Die Bereitschaft zu gelegentlichen Tageseinsätzen am anderen Standort und zu Dienstreisen wird ebenso erwartet wie die Bereitschaft, sich ständig weiterzubilden.
- eine spannende Tätigkeit in einem vielfältigen Umfeld, in dem Sie Ihre Ideen direkt in die Praxis einbringen können und in dem sowohl Teamarbeit als auch Raum für persönliche Weiterentwicklung zentrale Bestandteile sind
- Fortbildungen in allen personalratsrelevanten Themenbereichen (z.B. Protokollführung, Mitbestimmungsgesetz Schleswig-Holstein, Datenschutz / -sicherheit)
- die Altersvorsorge für den öffentlichen Dienst (VBL)
- ein gefördertes Jobticket des öffentlichen Personennahverkehrs
- ein Arbeitsplatz an der Hamburger Binnenalster oder an der Kieler Förde in einem sympathischen Team
- flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, anteilig aus dem Homeoffice zu arbeiten
- Chancengleichheit und Vereinbarkeit von Beruf und Familie (erfahren Sie mehr unter zbw.eu/de/ueber-uns/chancengleichheit/)