Job Description
Das GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung in Darmstadt betreibt eine der führenden Teilchenbeschleunigeranlagen für die Wissenschaft. Derzeit wird in internationaler Zusammenarbeit die neue Anlage FAIR (Facility for Antiproton and Ion Research) gebaut, eines der größten Forschungsvorhaben weltweit. GSI und FAIR bieten die Gelegenheit, in diesem internationalen Umfeld mit einem Team von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zusammenzuarbeiten, das sich täglich dafür einsetzt, Wissenschaft auf Weltniveau zu betreiben.
Wir suchen für die wissenschaftliche Geschäftsführung von GSI und FAIR zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Assistenz (d/m/w) in Teilzeit (50%)
Kennz.: 24.113-9100
Sie sind als Assistenz der wissenschaftlichen Geschäftsführung und als Teamassistenz des Stabs verantwortlich für die allgemeine Büroorganisation mit Termin-, Korrespondenz- und Reisemanagement, für Beschaffungen und die Organisation von Veranstaltungen mit hochrangigen Gästen der wissenschaftlichen Geschäftsführung.
Ihre Aufgaben umfassen insbesondere:
- Planung, Durchführung und Koordination administrativer Abläufe der wiss. Geschäftsführung und an den Schnittstellen zu anderen Organisationseinheiten
- Postbearbeitung, Terminkoordination, Reiseplanung und –Buchung (inkl. Visa-Angelegenheiten)
- Unterstützung der Stabsmitglieder in administrativen Belangen
- Durchführung von Besuchen nationaler und internationaler Gäste der wiss. Geschäftsführung von besonderer Wichtigkeit (politische Vertreter*innen, Repräsentant*innen der Shareholder, hochrangige Vertreter*innen anderer Organisationen)
- Umsetzung aller logistischen Voraussetzungen der Besuche (Auswahl und Buchung des Veranstaltungsortes, technische Ausstattung des Sitzungssaals, Catering, Transfers, Unterkünfte, Baustellenbesichtigung, Sitzungsunterlagen, ggfs. Geschenke und interne Bewirtung)
- Erstellung von englischsprachlichen Texten, Übersetzungsarbeiten (z.B. Präsentationen, Vorlagen)
- Vorlage von Entscheidungsvorlagen an die wissenschaftliche Geschäftsführung – in Vertretung
- Ausbildung als Fremdsprachenassistenz oder vergleichbarer Abschluss, idealerweise haben Sie bereits Erfahrungen im Bereich Assistenz im internationalen Umfeld sammeln können
- sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Erfahrung bei der Arbeit mit Microsoft Office-Programmen
- Fähigkeit zur eigenständigen Arbeit
- Bereitschaft und Fähigkeit zur Teamarbeit
- Affinität zum methodischen und strukturierten Arbeiten
- Sie sind serviceorientiert; höfliche Umgangsformen sind für Sie eine Selbstverständlichkeit.
eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer international angesehenen Forschungseinrichtung. Die Stelle ist unbefristet. Das Gehalt richtet sich nach dem bei GSI geltenden TarifvertragTVöD (Bund). Homeoffice ist nach Absprache teilweise möglich.
Die GSI unterstützt die berufliche Entwicklung von Frauen. Frauen werden daher besonders ermutigt, sich auf die Stelle zu bewerben.
Schwerbehinderte Personen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
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