Job Description
Sachbearbeitung im Schulsekretariat (m/w/d)
Entgeltgruppe TVöD-VKA E 5
Im Fachgebiet Schule innerhalb der Abteilung Schule, Sport und Inklusion der Stadt Langenhagen sind für das Sekretariat der Leibniz IGS eine unbefristete Stelle mit 32 Stunden sowie als Springkraft für die Schulsekretariate im Stadtgebiet Langenhagen eine bis zum 30.06.2027 befristete Stelle mit 19,5 Stunden zum nächstmöglichen Zeitpunkt als
Sachbearbeitung im Schulsekretariat (m/w/d)
(Ausschreibungsnummer 3557)
in Teilzeit zu besetzen.
Die Tätigkeiten sind nach Entgeltgruppe 5 TVöD bewertet.
Erholungsurlaub sowie Freizeitausgleich für anfallende Über- bzw. Mehrarbeitsstunden können nur in den Ferien genommen werden. Da in den Ferien nur an wenigen Tagen gearbeitet wird sind sogenannte „Ferienüberhangzeiten“ vor- bzw. nachzuarbeiten, so dass die tatsächliche wöchentliche Arbeitszeit höher ist, als die vertraglich vereinbarte.
Während der Schulzeiten und wie oben geschrieben an wenigen Tagen auch in den Ferien soll sichergestellt werden, dass den Schülerinnen/Schülern, Lehrkräfte, Eltern und anderen Personen stets kompetente Ansprechpersonen vor Ort zur Verfügung stehen. Neben der verwaltungsmäßigen Bearbeitung von Daten, besteht auch die Notwendigkeit der Betreuung und Versorgung z.B. erkrankter oder verletzter Schülerinnen/Schüler.
- Allgemeine Schulsekretariatsaufgaben erledigen, insbesondere:
- den Informationsaustausch sicherstellen (Telefonvermittlung, telefonische Auskünfte, Umläufe veranlassen und überwachen), Aushänge veranlassen, Vordrucke/Informationsmaterial beschaffen und verwalten,
- Besuchsverkehr abwickeln, Beratung der Schüler/innen und Erziehungsberechtigten in Fragen zum allgemeinen Schulbetrieb und in speziellen Fragen zu Einzelfällen,
- Akten anlegen und führen, Wiedervorlage führen, Loseblattsammlungen pflegen, Betreuen von schulspezifischen Verwaltungsprogrammen,
- Postein- und -ausgänge bearbeiten,
- Aufgaben des Rechnungs- und Haushaltswesens erledigen, insbesondere Inventarisierung für die Schulgebäude betreuen, Haushalts- und Kassenangelegenheiten bearbeiten, wie bei Mittelanmeldungen mitwirken und Schulbudget laufend überwachen und Rechnungswesen bearbeiten,
- Beschaffung sämtlicher Schul- und Unterrichtsmaterialien inkl. Angebotseinholung, Bücherbestellung für Schulbibliothek, Gespräche mit den Lehrkräften/Hausmeistern und der Schulleitung über die notwendigen Anschaffungen der Schule führen,
- Spezielle Schulsekretariatsaufgaben erledigen, insbesondere
‐ Diebstahl-, Schadens- sowie Einbruchsmeldungen u. ä. aufnehmen und weiterleiten,
‐ Schulinspektionen vorbereiten und bei der Durchführung mitwirken,
‐ Versorgung bei kleineren Verletzungen und gesundheitlichen Beeinträchtigungen der Schüler/innen; Eltern informieren und ggf. Krankenwagen anfordern.
- Befähigung für den allgemeinen Dienst, Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt bzw. abgeschlossene Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten, Angestelltenlehrgang I oder Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung,
- Stressresistenz, Selbstorganisation und vertrauensvolle Aufgabenerledigung,
- sichere EDV-Kenntnisse in Word, Excel sowie die Bereitschaft sich in die Schulsoftware einzuarbeiten,
- sicheres und freundliches Auftreten, hohe Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit, Flexibilität.
- einen Arbeitsvertrag nach TVöD,
- Bezahlung nach TVöD, die Brutto-Vergütung mit 24,5 Stunden bei Entgeltgruppe 5 TVöD liegt zwischen 2.403,41 € und 2.929,62 € (je nach Berufserfahrung, Tarifstand August 2024),
- Vorzüge des TVöD, z. B. 30 Tage Tarifurlaub bei einer 5-Tage-Woche pro Kalenderjahr, Jahressonderzahlung, Leistungsentgelt, etc.,
- unser betriebliches Gesundheitsmanagement,
- ein vergünstigtes Job- bzw. Deutschlandticket,
- Fahrradleasing,
- eine Partnerschaft mit der Fluxx-Notbetreuung über die Kinderbetreuung Hannover.de,
- individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
- Mitarbeit in einem aufgeschlossenen und engagierten Team,
- eine vielseitige, interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit.